Élen az e-ügyintézési fejlesztésekben

Interjú Tóth Tündével, a Hegyvidéki Önkormányzat informatikai vezetőjével.

A XII. kerületi önkormányzat az elektronikus ügyintézési megoldások éllovasa az önkormányzati szférában. Hegyvidéken 2016 óta működik elektronikus ügyintézési rendszer, a komposztáló igényléstől a helyi adókig, sokféle ügyben biztosítják az elektronikus módot az állampolgárok és cégek számára.

- A XII. kerületi önkormányzat e-ügyintézési rendszere 2016. január 1-jén indult el magyarorszag.hu-s csatlakozással. Ez pontosan mit jelent?

Azt, hogy akinek akkor volt magyarország.hu-s belépése (amit később Ügyfélkapus azonosításnak hívtak, ennek kvázi utódja a KAÜ), az ezzel az azonosítással be tudott lépni az önkormányzat oldalára is. Először parkolási ügyeket lehetett elintézni az oldalon, az sok embert érintett és lehetett automatizálni. Lakossági, gazdálkodói parkolási engedélyt lehetett igényelni, visszavonni, elektronikus aláírás került a határozatra, fizetési lehetőséget biztosítottunk. Ezt követte 2017-ben az adóbevallások intézése (építményadó, gépjárműadó, idegenforgalmi adó, kommunális adó, telekadó), bekerült a körbe az óvodai jelentkezés intézése is, majd integráltuk az ügyfélhívó rendszert, lett webes időpontfoglalás, adóegyenleg-lekérdezés, ebösszeírás, illetve volt egy olyan ügytípusunk, aminek az volt a neve, hogy kapcsolatfelvétel.

- 2018. január 1-jén lépett életbe az e-ügyintézési törvény. Ez mit hozott a Hegyvidéken?

Fejlesztéseink teljes mértékben megfelelnek a törvénynek. Új SZEÜSZ-öket kellett bevezetnünk, pl. KEKKH-s kapcsolatunk volt (a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala 2016. december 31-ig nyújtott szolgáltatásokat, pl.: azonosítás, gépjármű lekérdezés), abból is SZEÜSZ-ök lettek. A magyarorszag.hu integrációt felváltotta a KAÜ. 2018. januártól a DMS One iratkezelő rendszer is integráltan működik, tehát ha bejön egy hivatalos megkeresés, az rögtön iktatásra kerül. Mindent tudunk automatikusan iktatni, legyen az bejövő vagy kimenő dokumentum. 2018. év elején az RNY-lekérdezés interfészt is bevezettük, ez is a törvényi megfelelés miatt volt szükséges.

- Az ügytípusokat tekintve milyen fejlődést értek el 2018-ban?

Például az említett kapcsolatfelvételi felületünket megújítottuk. Lett egy hivatalos megkeresés és egy tájékoztatáskérés ügytípus. A kettő között az a különbség, hogy a hivatalos megkeresés az ügyfél azonosításával ügyet is indít, tájékoztatás kérésénél viszont nem követeljük meg az azonosítást, bárki bármit kérdezhet, nem indul ügy. És igen, ez az év új ügytípusokat is hozott az önkormányzatnál. Lehetővé vált az adóegyenleg befizetése, adóigazolás igénylése, a Zöld Iroda programjaira történő jelentkezés (ágaprítás, komposztálás), parkolási bírság befizetés, illetve egy kerületi sajátosság, az átszállási zónával kapcsolatos ügyintézés.

- A Hivatali Kaput hogyan használják?

Az iratkezelő rendszerbe integráltuk, tehát az iratkezelő szoftver felületén keresztül érjük el a HKP-s üzeneteket. Egyébként a SZÜF-fel, a Személyre Szabott Ügyintézési Felülettel is elindultunk 2018-ban. Természetesen használunk E-papírt, KKSZB-t (Központi Kormányzati Szolgáltatás Busz), EFER-t (Elektronikus Fizetési és Elszámolási Rendszer), hogy bármit be lehessen bankkártyával fizetni az önkormányzatnál. Utóbbi két SZEÜSZ egyébként nem kötelező, de mi bevezettük és használjuk is.

- A XII. kerület egy interfészes önkormányzat, tehát nem ASP-s, nem kapja meg az ASP-s alkalmazásokat, így a DMS One iratkezelő rendszerét sem, mégis bevezették. Miért?

Leginkább azért volt szükséges, mert a régi rendszerrel a felhasználók nem voltak megelégedve. Az anyakönyvi ügyfélszolgálat és iratkezelési irodavezető sem volt elégedett, akihez az iratkezelés tartozik, így keresett egy másik iratkezelő rendszert. A DMS One rendszerének használata egyrészt a felhasználók számára is könnyebbség, másrészt az iratkezelési törvénynek is teljes mértékben megfelel ez a szoftver. A régi iratkezelő rendszerrel például nem igazán tudtunk interfészeket építeni, pedig ez nagyon fontos volt az e-ügyintézési rendszerhez, de más rendszerekhez is. A DMS iratkezelő szoftver által biztosított webes interfész rugalmas, könnyen használható a rendszerek közti integrációhoz.

- ÁNYK-s űrlapokat használnak vagy már kivezették ezeket?

Nem is használtunk. Az e-ügyintézési rendszerünkben saját űrlapokat tudunk összerakni, amiket fel tudunk dolgozni. Átküldjük az iratkezelő rendszerbe, ott kerül iktatásra, majd feldolgozzuk. A Google Form-hoz hasonlítanám a rendszerünket.

- Hogy születnek a fejlesztések?

Mindig tudjuk, hogy mit akarunk, ismerjük a célcsoportot és folyamatban gondolkodunk. A fejlesztések során több szakterület működik együtt egy csapatban. Átfogó ügytípusokat hozunk létre, amelyek több szakiroda egyedi igényeit is lefedik. Ilyen például az eseménykezelés ügytípus. A Zöld Iroda előadásaira vagy tematikus sétáira ezzel lehet jelentkezni az e-ügyintézési rendszeren belül. Ugyanezt az ügytípust használjuk például a tavalyi év slágerénél, a kerületi garázsvásárnál. Ez arról szól, hogy a helyi lakosok árulhatják portékájukat a Városháza téren havonta egyszer, miután asztalt foglaltak a rendszeren keresztül. Civilek kezdeményezték, az önkormányzat pedig mellé állt. De ugyanígy működik például a barkácsműhely is, ami egy önkormányzat által biztosított közösségi helyiség, felszerelve gépekkel, szerszámokkal. Ide is lehet időpontot foglalni. Tehát egy új ügytípust hoztunk létre, de hat vagy hét úgynevezett speciális ügy lett belőle, így fejlesztés nem, csak paraméterezés kellett a létrehozásukhoz. Az űrlapoknál is ezt az elvet követjük. Összességében míg régen a speciális dolgok felé mentünk, most már próbálunk olyan alapvető, általános fejlesztést véghez vinni, ami jól paraméterezhető és többféle módon felhasználható.

- Összesen mennyi ügyük van?

Jelenleg harmincnégy ügyet tudnak az ügyfelek elektronikusan intézni, ezek körülbelül 15 ügytípuson alapulnak.

- Gondolom, az azonosítás is fontos.

A törvényben meghatározott keretek mellett azért fontos a helyi programoknál az azonosítás, mert így tudjuk megvalósítani a kerületi lakosok kiszolgálását.

- A DMS One rendszere mennyire központi Önöknél? A folyamatok vezérlésében, a feladatkiosztásban is használják?

Az iratkezelő rendszert integráltan használjuk, de mellette vannak saját rendszereink, amelyeket szintén feladatkiosztásra, folyamatvezérlésre használunk, mint például az e-ügyintézési rendszerünk, illetve van vezetői információs rendszerünk is. Ezeket régebb óta használjuk, így nem álltunk át a DMS One workflow-jára, noha tudjuk, hogy nagyot fejlődött ebben az iratkezelő szoftver és lenne rá lehetőség. Az E-papíron, Hivatali Kapun érkező ügyeket viszont az iratkezelő rendszerrel osztjuk szét, de egyébként elsősorban a dokumentumok kezelésére, tárolására, archiválására, visszakeresésre használjuk a szoftvert.

- Mi a tapasztalata, hogyan állnak hozzá a digitális transzformációs kihívásokhoz az ügyintézők, az önkormányzati dolgozók?

Minden változás nehéz, mindenképp kell hozzá felsővezetői támogatás. Egyrészt mi ezt megkaptuk az e-ügyintézési rendszer fejlesztéséhez, másrészt alulról építkeztünk, volt és a mai napig is van egy csapat, aki folyamatosan nyomon követi és indukálja a változásokat. A csapatban van jogász, informatikus, iratkezelésben, ügyfélkapcsolatban jártas kolléga és e-ügyintézési referens. Utóbbi feladata, hogy monitorozza az irodák munkáját, és azonosítsa azt a folyamatot, amit érdemes elektronizálni. Például figyeli, hogy az iratkezelő rendszerben az egyes irodákra, az egyes ügytípusokra milyen nagyságrendben érkeznek bejövő iktatások. Ahol sok akta keletkezik, ott megvizsgáljuk, hogy lehet felhasználóbaráttá tenni, egyszerűsíteni, milyen workflow-t tudunk mellé tenni. A munkatársakon hogy sikerül ezt átvinni? Nem vezetünk be újdonságot a felelősök nélkül, a kezdetektől bevonjuk az illetékes irodavezetőket, kulcsfelhasználókat a munkába.

- Milyen terveik vannak?

Mindig van továbblépési lehetőség. Folyamatosan nézzük az igényeket, és annak megfelelően lépünk, illetve figyeljük az új SZEÜSZ-öket, igyekszünk azokat is beépíteni. Úgy látjuk, hogy most már olyan fejlődési irányba mennek a SZEÜSZ-ök is, hogy viszonylag hamar be tudnak épülni a folyamatokba, és nekünk is a hasznunkra válnak. Célunk a papír alapú ügyintézés további visszaszorítása, az elektronikus ügyek számainak növelése. Remélem, nemcsak a lakossági ügyintézés elektronikus irányba terelése fog a jövőben megtörténni, hanem más hatóságokkal, partnerekkel is egyre inkább ebbe az irányba haladunk majd.

(Fotó forrása: hegyvidek.hu)