e-Papír szolgáltatás használata, RNY lekérdezése, ÁNYK kivezetése, a többi között ezeket ellenőrzi 2022-ben az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet - INTERJÚ

2022-ben sokkal több szervezet megkeresését tervezi az EÜF.

Az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet az e-ügyintézésre kötelezett szervezetek fejlődését hivatott elősegíteni. 2022-ben az ellenőrzéseken túl szakmai koordinációt is terveznek a digitalizáció fellendítése, a szemléletváltás érdekében. Dr. Balogh Enikővel, a Belügyminisztérium Informatikai Helyettes Államtitkársága Elektronikus Ügyintézési Felügyeleti Főosztályának vezetőjével beszélgettünk.

- Két héttel az interjú felvétele előtt kitört az orosz-ukrán háború. Hatással van-e az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet (EÜF) tevékenységére a konfliktus?

- Tekintettel arra, hogy az elektronikus ügyintézéssel összefüggő adatok biztonságát szolgáló Kormányzati Adattrezor felügyelete az EÜF tevékenységébe tartozik, igen, a kitört háború érintette a tevékenységünket. Rendkívüli adattrezor-archiválást rendeltünk el az elektronikus ügyintézésre kötelezett szerveknél: soron kívül el kell végezniük az állami elektronikus információs rendszerek és nyilvántartások biztonsági mentését annak érdekében, hogy a kritikus helyzetben is megvalósuljon az állam működőképességének folyamatos és permanens biztosítása, valamint a nemzeti adatvagyon megőrzése és rendelkezésre állása.

A rendszeres mentést egyébként is előírja a jogszabály, de egyes szervezetek kategóriába sorolásuk alapján alapesetben évente csak egyszer mentenek. A rendkívüli mentés minden esetben elrendelésre kerül, ha felmerül valamilyen veszély, kockázat vagy katasztrófa. A koronavírus-járvány kitörésekor is elrendeltük, most is kiküldtük a mentésre felhívó leveleket a szervezeteknek, és már meg is kezdték az adatmentéseket.

- Milyen ellenőrzési tapasztalatokkal zárták a 2021-es évet? Mire fókuszáltak, mit érzékeltek vizsgálataik során?

- Sokféle ellenőrzést folytattunk: az elektronikus ügyintézést, az informatikai együttműködések megvalósulását ellenőriztük, a kormányzati adattrezor mentéseket vizsgáltuk. Körülbelül 120 szervezetet sikerült különböző témákban ellenőrizni. Megnéztük például, hogy a kötelező szeüszökhöz és keüszökhöz csatlakoztak-e a szervek és azokat a jogszabályokban foglaltaknak megfelelően használják-e, kivezették-e az elektronikusan intézhető ügyeket a SZÜF-re, az e-Papír használata egy adott ügyben meghaladta-e a jogszabályban előírt mennyiséget, a tájékoztatókat megfelelő tartalommal tették-e közzé vagy például hogy bejelentették-e a felügyelethez az elektronikusan intézhető ügyeiket.

- A szeüszök és keüszök használatával kapcsolatban mit állapítottak meg?

- Változó tapasztalatunk van szervezetek felkészültségéről. Nagy vonalakban mindenki mindenhez csatlakozott. Nagyon ritkán fordult elő, hogy valaki nem tette meg a kötelező csatlakozási lépéseket, viszont nem feltétlenül használják a jogszabályoknak megfelelően a szeüszöket és keüszöket. Például a központi azonosítási ügynökön belüli azonosítási módok mindegyikét nem minden szerv biztosította, többször hiányzott a videotechnológiás azonosítás. Egy másik hiányosság volt például, hogy nem voltak kivezetve az elektronikusan intézhető ügyek a magyarorszag.hu-ra.

- A SZÜF-portálra, ahol minden elektronikusan intézhető ügynek szerepelnie kellene?

- Igen, oda ki kell vezetni az ügyeket, mert a jogszabály úgy rendelkezik, hogy az ügyfél választhat: vagy a magyarorszag.hu-ról kezdi az ügyintézést, vagy az adott szervnek a honlapjáról, ha ilyet működtet.

Rendelkezési Nyilvántartás: sok a panasz, kiemelt ellenőrzésre készül az EÜF

- Milyen megkeresések, bejelentések érkeztek az EÜF-höz 2021-ben?

- A Rendelkezési Nyilvántartás (RNY) használatával kapcsolatban érkezett a legtöbb állampolgári bejelentés. Az ügyféli bejelentések jól tükrözik a gyakorlati működés valódi problémáit, esetleg olyanokat is, amelyek nem derülnek ki egy hivatali vizsgálat során. Szóval az RNY-nyel kapcsolatban sok olyan panasz érkezett, hogy hiába rendelkezett valaki pl. elektronikus kapcsolattartásról, mégis postán kapott iratokat. Ebben az esetben a küldő szervezet nagy valószínűséggel nem kérdezte le a címzett rendelkezését.

- Ahol komolyan veszik az RNY lekérdezést, ott jellemzően milyen lekérdezési módszert használnak?

- Webes felületről 4T adatok vagy okmányadatok beírásával kérdezhetőek le a rendelkezések. A másik megoldás, amikor az iratkezelési rendszer meghatározott interfész specifikáció szerinti gépi kapcsolaton keresztül  csatlakoztatva van az RNY-hez, és a lekérdezés automatikus. 

- Utóbbi az egyszerűbb verzió?

- Igen, utóbbi a kor technikai fejlettségének megfelelő elvárás, hogy a lekérdezést ne az ügyintézőnek manuálisan kelljen elvégeznie. Ezért ahol az iratkezelési rendszerbe integrálták az RNY lekérdezést, ott nincs is ezzel kapcsolatos mulasztás. Rögtön látszik, hogy hova kell küldeni, jó esetben maga a lekérdezés is folyamatba integrált feladat.

- És ahol nincs iratkezelőbe integrált RNY lekérdezés?

- Ott az említett webes felületen kell lekérdezni. Az ügyintéző hozzáfér, be kell lépni és 4T adatok vagy okmányadatok alapján le kell kérdezni. Pontosan nem látjuk, hogy ez miért marad el, talán nem sikerült ezt az adott folyamatba ültetni, nincs jól kitalálva az adott szervezetnél, hogy mikor melyik lépés következik. De nem lehet általánosítani, sok helyen jól használják az RNY lekérdezést is.

- Mondana még egy jogos panasz példát, ami tavaly érkezett az EÜF-höz?

- Volt egy olyan eset, amikor a szervezet nem fogadta el az AVDH-val aláírt iratot, mert nem volt rajta két tanú aláírása. Nyilván az AVDH-val való aláírás teljes bizonyító erejű magánokiratot eredményez, nem kell hozzá tanú. Az mindenképpen előremutató, hogy a panaszosok azért már megtalálnak minket. Előfordul olyan bejelentés is, ami az utolsó szervezetre is panaszt tesz, de konkrétumot nem említ, csak hogy ez vagy az nem működik. Ilyenkor vissza szoktunk kérdezni, hogy amennyiben van valamilyen ténnyel vagy irattal igazolható adata, akkor azt küldje meg, vagy nyújtsa be újra a felügyeleti vizsgálatra vonatkozó kérelmét.

- 2022-ben mely területeken végez vizsgálatokat az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet?

Körülbelül 4300 szervezet köteles az elektronikus ügyintézés biztosítására. Idén kevesebb szempontot ellenőrizve, de  több szervhez szeretnénk eljutni. A korábbi tapasztalataink idén is irányadóak. Ellenőrizzük például az elektronikusan intézhető ügyek kivezetését a magyarorszag.hu-ra, derüljön ki, kik azok, akik nem csatlakoztak a központi portálhoz. Az e-Papír használatát is ellenőrizzük. Népszerű szolgáltatás, néha a villamoson is hallom: “Intézd el e-papíron, elküldöd és kész van!” Valójában azonban kisegítő szolgáltatás, hogy olyan ügyekben is lehessen elektronikusan ügyet intézni, ahol az ügyek csekély számából kifolyólag nem érdemes külön strukturált űrlapot létrehozni. Jogszabály szerint ha az adott ügytípusból havi 100-nál több fordul elő, a szerv köteles elektronikus űrlapot biztosítani. Tehát ezt is ellenőrizzük idén. Az RNY lekérdezések és az ÁNYK kivezetésének ellenőrzése is várható.

- Itt mit néznek? Hogy kivezették-e? Hogy milyen űrlap van helyette?

Igen. Aztán a felügyelethez beküldendő kötelezettségek teljesítését is ellenőrizzük majd, mint amilyen az elektronikusan intézhető ügyek bejelentése, archiválási szabályzatok, információátadási szabályzatok megküldése. A szakmai koordinációt is szeretnénk erősíteni. Felmérni az e-ügyintézésre kötelezett szerveket, összehozni a szolgáltatókkal, segíteni őket a fejlődésben, hogy még jobban értsék a lehetőségeiket, tisztában legyenek az eszközeikkel.

Tanúsított iratkezelő rendszerek használata, az EÜF is ellenőrizhet

- Az RNY kapcsán már szóba kerültek az iratkezelő rendszerek. Mennyire veszik komolyan a szervezetek, hogy tanúsított rendszereket használjanak?

- Az Eüsztv.-ben szerepel egy mondat [6. § (3)] arról, hogy az elektronikus ügyintézésre kötelezett szerv köteles a belső ügymeneteit is elektronikusan lefolytatni. Az EÜF tevékenységi körébe tartozik (az Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztállyal együttműködve) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek tekintetében tanúsító tevékenység végzésére kijelölt tanúsító szervezetek megfelelőségének éves ellenőrzése. Ennek keretében a tanúsított - a központi államigazgatási szervek által használt - iratkezelő rendszerek informatikai ellenőrzését is elvégezzük, melynek célja annak megállapítása, hogy a közfeladatot ellátó szerv által használt tanúsított iratkezelő rendszer támogatja-e az elektronikus ügyintézési, elektronikus iratkezelési folyamatokat. A teljes belső ügymenet ellenőrzésének módszertanán még dolgozunk.

- A tanúsított rendszerek kötelező használata a jogszabályok szerint a közfeladat ellátó szervezetekre vonatkozik. Az e-ügyintézésre kötelezettek - mint említette - nagyjából 4300-an vannak. A közfeladat ellátók száma ennél több, ugye? Minden elektronikus ügyintézésre kötelezett közfeladat ellátó, de nem minden közfeladat ellátó elektronikus ügyintézésre kötelezett.

- Igen, ezt lehet mondani. Az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet pedig az e-ügyintézésre kötelezettek körére koncentrál az ellenőrzései során. Mellettünk a közfeladat ellátók iratkezelési gyakorlatát a Belügyminisztérium Iratkezelési és Iratfelügyeleti Főosztálya is ellenőrzi.

Belső elektronizálási kötelezettség az e-ügyintézésre kötelezett szerveknél

- És a belső elektronizálási kötelezettség terén hol tartanak állnak az e-ügyintézésre kötelezett szervek?

- Az EÜF ezzel kapcsolatos átfogó ellenőrzést egyelőre nem végzett, miközben szinte az összes ellenőrzésünk érinti az idézett Eüsztv. előírást. Máig előfordulnak az ügymenetekben papíron pecsételt és aláírt, majd beszkennelt iratok, nyilván ezek nem felelnek meg a belső elektronizálási kötelezettségnek.

- Ezeket tennék rendbe az Ön által már említett szakmai koordinációs munkával?

- Igen, mert azt látjuk, hogy hiába kötelező valami, hogyha nem sikerül a szemléletváltás, akkor nem vagy csak nagyon nehezen fog menni. Kikényszeríteni lehet, de az nem ugyanaz, mint az önkéntes jogkövetés. A szerveknél dolgozóknak érezniük kell, hogy a belső digitalizáció tele van előnyökkel. A változáshoz való kapcsolatot, képességet fejleszteni kell a szervezeti kultúrában. Csak a változás állandó. Ez a mottóm. Ha nem alkalmazkodunk, akkor lemaradunk. 

- Önök itt a Felügyeletnél már a gyakorlatba ültették a digitalizációt? Nem is látok papírt az irodájában!

- Igen, azt kell mondjam. De ha a minisztériumi folyosókon végigmegyünk, akkor azért láthatunk olyan szobákat, ahol még van. Idő kell mindenhez, a megszokásból nehéz kijönni. És persze nem lehet a hagyományos ügyintézést változtatás nélkül lefordítani elektronikusra. Át kell gondolni az egészet és úgy kialakítani az újat, különben nem lesz belőle egy egész, hanem csak egy hibrid folyamat, kis elektronikussal, kis papírral.

- Tekintsünk az ügyfél oldalra. Tervez-e az EÜF 2022-ben elektronikus ügyintézési érettséget elősegítő rendezvényeket, kampányokat lebonyolítani, amelyekkel kifejezetten a jogosultakat, tehát az állampolgárokat, gazdálkodó szervezeteket támogatja?

- A hatósági szerepünk mellett, koordinációs eljárásokkal is tervezzük a szervezetek érettségét elősegíteni. Ebben a tekintetben az EÜF tevékenységre fókuszálunk. Tehát azt szeretnénk elterjeszteni a jogosulti körben, hogyha valami nem működik jól, akkor azt van ahova bejelenteni. A bejövő panaszok, beadványok alapján ugyanis úgy látjuk, hogy még nem feltétlenül tudják, hogy miért is van az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet.

- Március 24-én a DEÜSZ Egyesület a közműszolgáltatók számára e-ügyintézési szemináriumot szervez. Ön is ott lesz az előadók sorában. Miről fog beszélni?

- A közműszolgáltatók elektronikus ügyintézési felkészültsége és jogszabályi megfelelése is változó. Jelenleg az a cél, hogy működjön az elektronikus ügyintézés biztosítása minden e-ügyintézést biztosító szerv részéről. Ezért szankcióként leginkább intézkedési terveket kértünk. Sok esetben - ha több hiba jelentkezik - akkor meghatároztunk egy időkeretet is a korrekcióra. A fő szabálytalanságok és ezzel szemben a szabályos működés példái biztosan előkerülnek majd az előadásomban.