Az eHR rendszer

A közigazgatási és rendvédelmi munkáltatói intézkedések elektronikus aláírása és kézbesítése elméletben és gyakorlatban

A 2018-as esztendőt utólag is az e-ügyintézés évének is nevezhetnénk Magyarországon. Az állami és önkormányzati szervek 2018. január 1-jével tömegesen álltak át az elektronikus kapcsolattartásra¹, így talán az volt az első olyan esztendő, amikor nyugodt szívvel ki lehet jelenteni, hogy a közigazgatásban, az állampolgári ügyintézésben széles körben elterjedtek az elektronikus megoldások.

Ezt a lépést néhány hónappal előzte meg a foglalkoztatottakkal történő elektronikus – munkaügyi – kapcsolattartás, az ún. e-személyügyi vagy eHR rendszer. A kormányzat jó példával járt elöl: saját magával kezdte az elektronikus ügyintézés kiterjesztését, és azokban az esetekben, amikor a közigazgatási vagy rendvédelmi szerv a munkáltató, az elektronikus dokumentum előállítását határozta meg alapesetként a munkáltatói jognyilatkozatok előállításában és kézbesítésében.

A 2016-ban történt jogszabály módosítások eredményeként 2017. május 1-jétől a közigazgatás és a rendvédelem területén az írásbeli munkáltatói intézkedéseknek elektronikus formában kell megtörténniük, tehát elektronikus dokumentumok elektronikus közlése általánossá, bizonyos értelemben alapesetté vált. Ezen iratok hagyományos, papíralapú létrehozása, aláírása, átadása, kézbesítése tehát – főszabályként – megszűnt. Az intézkedés jelentősen szélesítette az elektronikus ügyintézés felhasználói körét, és fontos lépés a – sokszor feleslegesnek mondható, de mindenképp megspórolható – papíralapú iratok visszaszorítását célzó intézkedések sorában. Ez még akkor is igaz, ha elektronikus aláírás alkalmazása vagy ügyfélkapus kézbesítés – néhány kivételt leszámítva - nem feltétele, előírása az elektronikus kézbesítésnek.

Írásunk elsősorban esettanulmány, annak bemutatása, hogy a munkáltatói intézkedések elektronizálását az Oktatási Hivatal esetében milyen szempontok mentén alakítottuk ki. A cikkben ugyanakkor igyekeztünk minél több szakmai megfontolást is közre adni, hogy azok is haszonnal olvashassák, akik eltérő folyamatokat és feldolgozást kívánnak használni, vagy eltérő szoftveres-informatikai környezetben dolgoznak. A tanulmány első felében az eHR folyamatokat általános megközelítésből vizsgáljuk, a második felében pedig a DMS One Zrt. iratkezelő szoftverének konkrét példáján mutatjuk be az eHR specifikus fejlesztéseket.