Mi az Ügyfélkapu és a Hivatali kapu?
Annak ellenére, hogy közismert és régóta használt fogalmakról beszélünk, az utóbbi időszakban megvalósult fejlesztések, az elektronikus ügyintézés kiszélesítése jelentős változásokat okozott az Ügyfélkapu és a Hivatali kapu „életében”, használatában is. Sőt, még az elnevezésekben is. Alapvető kérdések merülhetnek fel azokban, akik megpróbálnak értő felhasználóként eljárni: létezik még egyáltalán Ügyfélkapu, mint olyan, vagy már csak Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás (KÜNY) van? Az Ügyfélkapu azonosításra szolgál, mint egy virtuális elektronikus személyi igazolvány, vagy egy tárhely, ahova a hivatalos küldemények érkeznek? Ha az Ügyfélkapumba akarok bejelentkezni, akkor miért a Központi Azonosítási Ügynök jelentkezett be? Ha az egész államigazgatásban végre elterjedt az elektronikus ügyintézés, és Hivatali kapun keresztül kommunikálnak a lakossággal és a cégekkel, akkor miért kopik ki lassanaz elnevezés, és miért hivatali tárhelyként hivatkoznak rá?
Írásunkat azoknak ajánljuk, akik találkoztak már az itt említett kérdésekkel, és nem volt teljesen világos számukra, hogy melyik rendszer mit csinál, hogyan működik. Tanulmányunk célja az, hogy részletesen, mégis érthetően bemutassuk a két említett elektronikus tárhelynek a lényegét és működését elsősorban azoknak, akiknek akár ügyfélként (Ügyfélkapu), akár ügyintézőként (Hivatali kapu) használniuk kell, de a fogalmak, folyamatok, működés tekintetében még szükségük van fogódzókra, vagy szívesen szereznek összefoglalt, érthető, gyakorlat közeli információkat ezek használatáról, elsősorban a hivatali kapus iratkezelésről.
Hivatali kapu működése a gyakorlatban - tippek iratkezelő rendszerrel integrált megoldásra
A tanulmány első felében elsősorban a két tárhely tulajdonságait és jellemzőit mutatjuk be. Mivel a Hivatali kapun keresztül történő dokumentumküldés és -fogadás elválaszthatatlan az iratkezeléstől, ezért a tanulmány második részében megvizsgáljuk a dokumentumnak a Hivatali kapuból történő letöltését, kezelését, vagyis az ügyfél és a hivatal közötti kommunikációnak az iratkezelési vonatkozását. A küldemények letöltését és a dokumentumok elküldését a DMS One Zrt. e-ügyintézési folyamatokat támogató iratkezelő rendszerének használatán keresztül mutatjuk be.
