Szakmai kiadványok

Átfogó szakmai anyagok a mélyebb megértéshez
Esettanulmány a Hivatali kapu működéséről

Mi az Ügyfélkapu és a Hivatali kapu? Annak ellenére, hogy közismert és régóta használt fogalmakról beszélünk, az utóbbi időszakban megvalósult fejlesztések, az elektronikus ügyintézés kiszélesítése jelentős változásokat okozott az Ügyfélkapu és a Hivatali kapu „életében”, használatában is. Sőt, még az elnevezésekben is. Alapvető kérdések merülhetnek fel azokban, akik megpróbálnak értő felhasználóként eljárni: létezik még egyáltalán Ügyfélkapu, mint olyan, vagy már csak Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás (KÜNY) van? Az Ügyfélkapu azonosításra szolgál, mint egy virtuális elektronikus személyi igazolvány, vagy egy tárhely, ahova a hivatalos küldemények érkeznek? Ha az Ügyfélkapumba akarok bejelentkezni, akkor miért a Központi Azonosítási Ügynök jelentkezett be? Ha az egész államigazgatásban végre elterjedt az elektronikus ügyintézés, és Hivatali kapun keresztül kommunikálnak a lakossággal és a cégekkel, akkor miért kopik ki lassanaz elnevezés, és miért hivatali tárhelyként hivatkoznak rá? Írásunkat azoknak ajánljuk, akik találkoztak már az itt említett kérdésekkel, és nem volt teljesen világos számukra, hogy melyik rendszer mit csinál, hogyan működik. Tanulmányunk célja az, hogy részletesen, mégis érthetően bemutassuk a két említett elektronikus tárhelynek a lényegét és működését elsősorban azoknak, akiknek akár ügyfélként (Ügyfélkapu), akár ügyintézőként (Hivatali kapu) használniuk kell, de a fogalmak, folyamatok, működés tekintetében még szükségük van fogódzókra, vagy szívesen szereznek összefoglalt, érthető, gyakorlat közeli információkat ezek használatáról, elsősorban a hivatali kapus iratkezelésről. Hivatali kapu működése a gyakorlatban - tippek iratkezelő rendszerrel integrált megoldásra A tanulmány első felében elsősorban a két tárhely tulajdonságait és jellemzőit mutatjuk be. Mivel a Hivatali kapun keresztül történő dokumentumküldés és -fogadás elválaszthatatlan az iratkezeléstől, ezért a tanulmány második részében megvizsgáljuk a dokumentumnak a Hivatali kapuból történő letöltését, kezelését, vagyis az ügyfél és a hivatal közötti kommunikációnak az iratkezelési vonatkozását. A küldemények letöltését és a dokumentumok elküldését a DMS One Zrt. e-ügyintézési folyamatokat támogató iratkezelő rendszerének használatán keresztül mutatjuk be.  
Esettanulmány az eHR rendszerről

A közigazgatási és rendvédelmi munkáltatói intézkedések elektronikus aláírása és kézbesítése elméletben és gyakorlatban A 2018-as esztendőt utólag is az e-ügyintézés évének is nevezhetnénk Magyarországon. Az állami és önkormányzati szervek 2018. január 1-jével tömegesen álltak át az elektronikus kapcsolattartásra¹, így talán az volt az első olyan esztendő, amikor nyugodt szívvel ki lehet jelenteni, hogy a közigazgatásban, az állampolgári ügyintézésben széles körben elterjedtek az elektronikus megoldások. Ezt a lépést néhány hónappal előzte meg a foglalkoztatottakkal történő elektronikus – munkaügyi – kapcsolattartás, az ún. e-személyügyi vagy eHR rendszer. A kormányzat jó példával járt elöl: saját magával kezdte az elektronikus ügyintézés kiterjesztését, és azokban az esetekben, amikor a közigazgatási vagy rendvédelmi szerv a munkáltató, az elektronikus dokumentum előállítását határozta meg alapesetként a munkáltatói jognyilatkozatok előállításában és kézbesítésében. A 2016-ban történt jogszabály módosítások eredményeként 2017. május 1-jétől a közigazgatás és a rendvédelem területén az írásbeli munkáltatói intézkedéseknek elektronikus formában kell megtörténniük, tehát elektronikus dokumentumok elektronikus közlése általánossá, bizonyos értelemben alapesetté vált. Ezen iratok hagyományos, papíralapú létrehozása, aláírása, átadása, kézbesítése tehát – főszabályként – megszűnt. Az intézkedés jelentősen szélesítette az elektronikus ügyintézés felhasználói körét, és fontos lépés a – sokszor feleslegesnek mondható, de mindenképp megspórolható – papíralapú iratok visszaszorítását célzó intézkedések sorában. Ez még akkor is igaz, ha elektronikus aláírás alkalmazása vagy ügyfélkapus kézbesítés – néhány kivételt leszámítva - nem feltétele, előírása az elektronikus kézbesítésnek. Írásunk elsősorban esettanulmány, annak bemutatása, hogy a munkáltatói intézkedések elektronizálását az Oktatási Hivatal esetében milyen szempontok mentén alakítottuk ki. A cikkben ugyanakkor igyekeztünk minél több szakmai megfontolást is közre adni, hogy azok is haszonnal olvashassák, akik eltérő folyamatokat és feldolgozást kívánnak használni, vagy eltérő szoftveres-informatikai környezetben dolgoznak. A tanulmány első felében az eHR folyamatokat általános megközelítésből vizsgáljuk, a második felében pedig a DMS One Zrt. iratkezelő szoftverének konkrét példáján mutatjuk be az eHR specifikus fejlesztéseket.
Tanúsitottiratkezelés
A deusz.hu Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület honlapja. Célja, hogy felületet adjon a szervezet működési területéhez tartozó ismeretek átadására, szakmai kapcsolatok létesítésére.
© 2022 Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület (DEÜSZ). All Rights Reserved. OneOnline