Mire elég a digitalizáció korában egy tanúsított iratkezelési szoftver? - jogszabályértelmezés, piackutatás, elemzés

Lassan fordult a kocka, de fordult. A versenypiaci szereplők kezdetben leszakadtak a közszféra jogszabályokkal kikényszerített digitalizációjához képest. Fel kellett zárkózniuk, aminek következtében az elmúlt 10 évben a legjobbak valós igények alapján, értékteremtő digitalizációt vittek véghez. Most az ő megoldásaik képviselik a szervezeti digitalizációs élmezőnyt, ami a közigazgatási szervek, (közfeladat-ellátó) intézmények és cégek számára is követendő példa, amennyiben takarékos, hatékony és ügyfélbarát működést szeretnének megvalósítani. A cikkben az iratkezelési szoftvereken keresztül elemezzük a digitalizációs helyzetképet.

Az iratkezelés továbbra is a közigazgatás és az intézményi működés core folyamata. Jogszabály [335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet] írja elő a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit, a digitalizációnak köszönhetően pedig életbe lépett az a rendelet is [3/2018. (II. 21.) BM rendelet], amely ennek a core folyamatnak a legfőbb eszközével, az iratkezelési szoftverrel (ISZ) szemben fogalmazza meg a követelményeket, ez az ún. “szoftverrendelet”.

[A fentieket keretezi a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) illetve a 2015. évi CCXXII. törvény az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól (Eüsztv).]

Iratkezelési fókuszú digitalizáció a közigazgatásban

A közigazgatási, közintézményi digitalizáció fókuszpontja tehát az irat, az irat digitalizálása, az irat életpályájának digitalizálása. A szoftverrendelet szerint az iratkezelési szoftvernek támogatnia kell a szabályozott és központi elektronikus ügyintézési szolgáltatásokkal (SZEÜSZ-ökkel és KEÜSZ-ökkel), másrészt a kapcsolódó szakrendszerekkel történő együttműködést. Az iratok nyilvántartásán és nyomon követésén túl a belső ügymenet elektronikus támogatása, azaz egyfajta folyamattámogatás, illetve a kapcsolódó rendszerek felé egyfajta híd szerep is a feladatukká vált az iratkezelő szoftvereknek.

Folyamatszabályozás az iratkezelési szoftverekben

A 3/2018. (II. 21.) BM szoftverrendelet tehát a folyamatszabályozásra is nagy hangsúlyt fektet. Az elektronikus ügyintézés nemcsak ügyfél-szervezet viszonylatban, hanem szervezet-szervezet között, valamint a szervezeten belüli (belső) ügyviteli folyamatokra is kiterjed. A 14. § előírja az iratkezelő rendszerek folyamattámogató funkcióját, például a feladatok kiosztásának lehetőségét, a kiosztott feladatokhoz határidő rendelését, de elvárás a többi között az egy ügyirathoz vagy irathoz tartozó feladatok listázhatósága és csoportosíthatósága is.

Digitalizációs gátló tényező: maga az irat

Az irat fókuszú digitalizáció, az erre létrehozott funkcióskála miatt egy iratkezelési szoftver nem versenyezhet a kifejezetten munkafolyamat-támogatásra létrejött rendszerekkel. Nem is tud mit kezdeni az olyan helyzetekkel, amikor NINCS IRAT, de a folyamat létezik, végig kell vinni, a feladat előáll, el kell végezni. Tehát a felelősök és határidők kijelölése, az átlátható folyamatmenedzsment, a számonkérhetőség biztosítása irat nélkül is alapvető igény egy szervezet életében. Szerencsére a vállalati szféra kitermelte azokat a megoldásokat, amelyek bevezetése most a közigazgatási szervek, közfeladat-ellátó intézmények és cégek számára lehet jó húzás.

Workflow: hatékonyabb szervezet, elégedett ügyfelek

A workflow rendszereket összetett munkafolyamatok irányítására találták ki. Folyamat szempontból a szoftver egymás után fűzi a szükséges lépéseket, és mindig annak adja a feladatot, akinek dolga van vele, tehát végigvezeti a folyamaton a kompetens feladatvégzőket vagy csoportokat (teameket). Vezetői és felhasználói szempontból tekintve mindenki a jogosultságának megfelelően informálódhat a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről. 

Egy fejlett workflow megoldás döntési kapukat is kezel. A folyamat tetszőleges pontjain elágazásokat lehet létrehozni, amivel strukturáltabb, a valós szervezeti folyamatot pontosan leképező workflow állítható be. A többszereplős döntéshozatali lépéseknél meghatározható, hogy a rendszer milyen kiértékelési mód alapján engedélyezze a döntések megszületését. Ez azt jelenti, hogy többségi, arányosított és vétójogon alapuló kiértékelés is beállítható egy-egy lépéshez.

A workflow-rendszer legnagyobb előnye, hogy folyamatos kontrollt és vezetői betekintést biztosít a benne elindított folyamatokhoz. A kollégák ennek tudatában a legjobb teljesítményre törekednek és nagyobb figyelmet fordítanak a határidők betartására, amire a rendszer figyelmezteti is őket. Egy ügyesen paraméterezett workflow rendszer kizárja az egyéni akciókat, kerülőutakat, ezzel csökkenti a hibalehetőségeket és jobb időbeosztást tesz lehetővé a kollégák számára.

Task Management: AdHoc feladatvezérlés a lehető legrugalmasabb működés érdekében

A task management olyan szervezetek számára hasznos, ahol akár az eseti feladatok, akár a nagyobb projektek időben történő befejezése kulcskérdés. Egy ilyen rendszer megfelelő az egyszerű, nem tipizálható feladatok kezeléshez, a nagy és összetett projektek menedzseléséhez, a távoli kollégák vagy csapatok vezetéséhez, a nagy kollektívák és teamek irányításához.

A task management rendszer támogatja a feladatok kiosztását, nyomon követését, a munka megszervezését. A nagyobb ügyek, projektek részfeladatokra bonthatók, így meghatározhatók a mérföldkövek. Minden felhasználó könnyen elérheti a projekteket, feladatokat és az azokhoz szükséges adatokat bárhonnan. A rendszer mindig valós képet szolgáltat, a vezetők gyorsan felmérhetik, hogy a csapatukból kik vállalhatnak feladatokat, és láthatják, hogy azok mikor fejeződnek be, az alkalmazottak pedig személyes irányítópultjukon láthatják feladatlistájukat.

Gyakorlati tapasztalatok alapján egy task management rendszer bevezetése után a munkavégző közösség bátrabban kommunikál egymással a teendőkről, erősödik a kollégák közötti segítő szándék. A task management rendszert használó csapatokban könnyű megállapítani, kitől mi várható el és milyen hatékonysággal. Ez egy gyorsan növekvő vagy nagy fluktuációval küzdő szervezetben jelentősen lerövidíti azt az időt, ami alatt egy új kolléga eléri 100 %-os hatékonyságát. A rendszerben a feladatvégzés hatékonyságának monitorozásával gyors és pontos kép rajzolódik ki a munkatársak teljesítményéről, mindenkivel szemben pontosan meghatározhatók a maximális teljesítményhez vezető elvárások.

A workflow és a task management a két legfelkapottabb folyamatvezérlési eszköz a vállalati szektorban. Két olyan funkcionalitás, amivel egy tanúsított iratkezelési rendszer általában nem rendelkezik. Ugyanakkor két olyan funkcionalitás, amelyek a közfeladatot ellátó szervezetek működését is alapvetően befolyásolni tudják, amelyek irányába érdemes elmozdulni, ha valaki szervezetfejlesztésben gondolkodik.