Közfeladat-ellátás az iratkezelésben - kötöttség vagy lehetőség?

Ki számít közfeladatot ellátó szervezetnek az iratkezelés során? Miért félnek közfeladatot ellátó szervként azonosítani magukat a szervezetek? Hogyan támogatják a jogszabályok az iratkezelési céljainkat? Dr. Kissné dr. Szabó Krisztina független szakértőnk írása.
Az iratkezelés szabályrendszere a közfeladatot ellátó szervek vonatkozásában meglehetősen részletes és szerteágazó. A köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: levéltári törvény) és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános szabályairól szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm.rendelet szabályozza a követendő rendezőelveket. Nem véletlen, hiszen a szabályozás célja, hogy ezen szervek maradandó értékű iratai hosszú távon megőrizhető és kutatható iratanyaggá váljanak, megfelelően struktúráltan és minőségben kerüljenek átadásra az illetékes levéltár számára.
Míg az e körbe nem tartozó szervek sokkal nagyobb szabadsággal alakíthatják ki a számukra leginkább megfelelő iratkezelési rendszert. Választásaikat elsősorban nem jogszabályok, hanem az üzleti logika és a gördülékeny szervezeti működés indokolja.
Éppen ezért, bár nem mindegy, hogy szervezetünk beletartozik-e vagy sem a közfeladatot ellátó szervek halmazába, korántsem biztos, hogy a két logika olyan sok tekintetben tér el egymástól.
Nézzük meg tehát legelőször, mit is jelent az, hogy közfeladat?
A közfeladatok köre, azaz, hogy az állam mit tekint az államigazgatás vagy az önkormányzati igazgatás által ellátandó feladatnak, koronként változó. Éppen ezért jelentett óriási segítséget a közfeladatok meghatározásánál a közfeladat kataszter adatbázis. Az e listában szereplő feladatokat ellátó szervek, függetlenül a szervezet egyéb jellemzőitől, a gazdálkodás módjától, közfeladatot ellátónak minősülnek. Tehát lehet közfeladatot ellátó akár természetes személy, vagy éppen gazdasági társaság is, ha a kataszterben megjelölt feladatok ellátásán dolgoznak.
Iratkezelési szempontból a kötelezettségek, előírások természetesen kizárólag a közfeladat ellátása során keletkezett iratokra vonatkoznak.
Kit tekint közfeladatot ellátó szervnek a levéltári törvény?
„az állami és önkormányzati közfeladat-kataszterről szóló kormányrendeletben meghatározott közfeladat-kataszter adatbázisában szereplő közfeladatot ellátó, továbbá a nemzeti vagyonnal gazdálkodó vagy azzal rendelkező szerv vagy személy, valamint a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 2. melléklet I. pontjában meghatározott vagy többségi állami vagy önkormányzati tulajdonban lévő gazdasági társaság.”
A közfeladat-kataszter adatbázis fogalomba emelésén túl a jogszabály új eleme a nemzeti vagyonnal gazdálkodó vagy azzal rendelkező szerv és személy.
A nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény szerint nemzeti vagyonba tartozik:
- az állam vagy a helyi önkormányzat kizárólagos tulajdonában álló dolgok,
- az a) pont hatálya alá nem tartozó, az állam vagy a helyi önkormányzat tulajdonában lévő dolog,
- az állam vagy a helyi önkormányzat tulajdonában lévő pénzügyi eszközök, továbbá az államot vagy a helyi önkormányzatot megillető társasági részesedések,
- az államot vagy a helyi önkormányzatot megillető bármely vagyoni értékkel rendelkező jogosultság, amelyet jogszabály vagyoni értékű jogként nevesít,
- Magyarország határa által körbezárt terület feletti légtér,
- az üvegházhatású gázok kibocsátási egységeinek kereskedelméről szóló törvény szerinti kibocsátási egység és légiközlekedési kibocsátási egység, valamint az ENSZ Éghajlatváltozási Keretegyezménye és annak Kiotói Jegyzőkönyve végrehajtási keretrendszeréről szóló törvény szerinti kiotói egység,
- * állami vagy helyi önkormányzati fenntartású közgyűjtemény (muzeális intézmény, levéltár, közgyűjteményként működő kép- és hangarchívum, valamint könyvtár) saját gyűjteményében nyilvántartott kulturális javak körébe tartozó dolog, kivéve, ha a dolog más tulajdonában áll,
- a régészeti lelet,
- a nemzeti adatvagyon körébe tartozó állami nyilvántartások fokozottabb védelméről szóló törvény szerinti nemzeti adatvagyon."
Továbbá a levéltári törvény hatálya alá tartozóként lettek kiemelve a nemzeti vagyonról szóló törvény melléklete szerinti gazdasági társaságok.
A fogalommeghatározás nem bővítette a közfeladatot ellátó szervek körét, csupán egyértelműbbé, megfoghatóbbá tette azokat az ismérveket, melyek a kategóriába tartozást meghatározzák.
Bár elsőre a „törvény indokolatlan szigorának” is tűnhet az iratkezelés teljes jogszabályi hátterének való megfelelés a gazdálkodási területen, ahol a gazdasági tevékenység hatékonysága az elsődleges szempont. Mégis ez az a terület, ami sokszor mérhetően, munkaórában kimutathatóan sérül az átgondolatlan, következetlen dokumentumkezelési rendszerek okán.
Elég, ha egy, a működés szempontjából kulcsfontosságú dokumentum keveredik el a rendszerben és ez a veszteség, akár komoly pénzösszegekben is mérhetővé válik. Így az egységesség, átláthatóság és következetesség a dokumentumok kezelésében a jogi szabályozás és a gazdálkodó szervezet közös érdekévé, ha úgy tetszik közös nevezőjévé válik.
E célok mentén a levéltári érdekek már könnyedén teljesíthetőek. Hiszen az alapvetően megfelelően fogadott és kezelt dokumentum könnyedén válik a későbbiekben is felhasználható forrásanyaggá.
Mi teszi mégis félelmetessé a köziratok kezelésének szabályrendszerét?
Álláspontom szerint a szabályok részletessége az, ami első ránézésre merevségnek, kötöttségnek és korlátnak tűnhet, ha jogszabályi oldalról közelítünk.
Ugyanakkor, ha nem a jogszabályok kötelezettjeként, hanem kedvezményezettjeként azonosítjuk saját magunkat és szervezetünket és engedjük, hogy a szoftverfejlesztők valamennyi előírást és kötelezettséget, rugalmasan kezelhető, tetszetős szoftverekben foglaljanak össze a számunkra, a helyzet sokkal kedvezőbbé válik.
A tanúsított ügyviteli szoftverek piaca az elmúlt néhány évben jelentős mértékben átalakult. A szoftverkínálat már nem kizárólag államigazgatási, leginkább minisztériumi környezetre optimalizált termékekből áll, melyek valóban nehezen lennének alkalmazhatóak gazdálkodási környezetben.
A termékekkel szemben elvárás a rugalmasság, a könnyű kezelhetőség, a szoftverergonómia és a rugalmas igazodás a szervezet működési folyamataihoz. És éppen ezek azok a tulajdonságok, melyek egyszerre teszik hatékonnyá és a jogszabályoknak megfelelővé az új generációs tanúsított iratkezelő rendszereket.
Hogyan induljunk el?
A közfeladatot ellátó szervi minőség tagadása helyett, gondoljuk át azokat a célokat és követelményeket, melyeket a dokumentumkezelésünkben meg szeretnénk valósítani. Úgy keressük a jogszabályi megfelelésünket támogató alkalmazást, hogy közben ne kelljen a célokról lemondanunk vagy hatékonysági kérdésekben kompromisszumot kötnünk.
dr. Kissné dr. Szabó Krisztina, független szakértő