Hivatali kapu, ügyfélkapu és cégkapu az iratkezelésben (3. rész)

Cégkapu az e-ügyintézésben

Cikksorozatunk első és második részében az ügyfélkapu és hivatali kapu kérdéskörét jártuk körbe, jelen cikkünkben pedig a cégkaput vizsgáljuk röviden.

A Cégkapu az Ügyfélkapu és a Hivatali kapu mintájára kialakított olyan – elsősorban – tárhelyszolgáltatás, amelyet az állam kijelölt szolgáltatón keresztül a gazdálkodó szervezetek számára biztosít.

Míg az Ügyfélkapu és a Hivatali kapu több mint egy évtizede működnek, a Cégkapu szolgáltatás 2017 végén indult, használata 2018. január 1-től kötelező. Mint az összes elektronikus kapu, a Cégkapu is elsősorban azt a célt szolgálja, hogy az elektronikus útra terelt hivatalos kommunikációs és ügyintézés gyorsabb legyen, és a papír alapú ügyintézést jelentősen csökkentse. A cégek tavaly először a hivatalos elektronikus elérhetőségükön várhatják elsősorban az államigazgatási szervektől, adóhatóságtól, bíróságoktól stb. érkező leveleket és megkereséseket.

Cégkapu – elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőség

A Cégkapu létének jogszabályi alapja az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (továbbiakban e-ügyintézési törvény) 14. § (1) bekezdése, amely alapján a gazdálkodó szervezet ügyfél köteles bejelenteni az ügyintézési rendelkezésének nyilvántartásába (a továbbiakban: rendelkezési nyilvántartás) az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségét (a továbbiakban: hivatalos elérhetőség). A hivatalos elérhetőség bejelentésre a törvény határidőt szabott, ezt 2017. augusztus 30-ig meg kellett tenni.

Ezzel párhuzamosan módosult a Cégtörvény1 is, kibővítve a cégjegyzés tartalmát a hivatalos elérhetőséggel: 24. § (1) A cégjegyzék valamennyi cég esetében tartalmazza

 n) a cégnek az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.) szerinti hivatalos elérhetőségét.

A hivatalos értesítési cím sokkal több annál, minthogy a gazdálkodó szervezeteknek egyszerűen egy „céges” e-mailt kellett volna létrehozniuk, bejelenteniük, használniuk. Ennek a hivatalos elektronikus kapcsolattartásra szolgáló címnek ugyanis az ún. biztonságos kézbesítési szolgáltatási szintet kell elérnie, vagyis éppen a „hivatalos”, hiteles, igazolható kézbesítés igazolására kell alkalmasnak lennie. A Cégkapun keresztül történő kommunikációnak az lényege, hogy az állam az eddigi postai, papíralapú kézbesítés helyett a hivatalos tárhelyre is küldhet elektronikus küldeményt közvetlenül, és a gazdasági szervezet a hatósággal hiteles, elektronikus „levelezést” és ügyintézést folytathat. Ehhez azonban elengedhetetlen a biztonságos kézbesítés. Ez azt jelenti röviden, hogy tudni kell azonosítani a feladót és a címzettet, a küldemény megváltozhatatlanságát, valamint alkalmasnak kell lennie a küldés és fogadás időpontjának elektronikus azonosítására. A szolgáltatás garantálja azt is, hogy a küldemény tartalmát a feladón és a címzetten kívül más nem ismerheti meg. Emellett kiemelt fontosságú, hogy a szolgáltatás teljes bizonyító erejű igazolásokat állít ki az egyes adott kézbesítési lépésekről (pl. hogy a feladó feladta, elküldte a küldeményt, a címzett pedig letöltötte azt, vagy ellenkezőleg, meghiúsult a kézbesítés)2.

Fentieknek nagy jelentősége van a szervezet számára küldött iratok kézbesítettnek minősítése kapcsán3. Tekintettel arra, hogy a hivatalos értesítési cím biztonságos kézbesítést is jelent, a szervezetek számára küldött iratok esetében be fog állni a kézbesítési vélelem – a második kézbesítés megkísérlését követő 5. munkanapon – abban az esetben is, ha a szervezet nem veszi át. Ez akkor is így van, ha a szervezet nem ellenőrzi, nem figyeli az elektronikus címét, tárhelyét, és nem „látta” a küldeményt! A gazdálkodó szervezetek ezen szabály alapján nem számíthatnak arra, hogy postán is megkapják a hatóság, bíróság küldeményét, az irat hivatalosan kézbesítettnek minősül.

Image
Image
Hirdetés

A cégkapu felhasználóinak köre

A Cégkapu használatára több mint 20 féle gazdálkodó és egyéb szervezet kötelezett, köztük a gazdasági társaságok, egyesületek, alapítványok, szövetkezetek, egyéni cégek stb. A gazdálkodó szervezeteknek a tárhely elérése érdekében regisztrálniuk kell(ett), ami online4 is elvégezhető.

Az érintett kör szempontjából fontos szabály, hogy a cégkapus regisztrációs, bejelentési kötelezettség nem vonatkozik az egyéni vállalkozókra, ők az Ügyfélkapu, vagyis a személyes tárhely használatával vehetnek részt az elektronikus ügyintézésben.

A Cégkapu kezelésében alapvetően kétféle szerepkör van: a megbízott és az ügykezelő. Megkülönböztetett szerepe van az ún. cégkapumegbízottnak, amelyből csak egy lehet szervezetenként. Ő az a személy, akit a gazdálkodó szervezet megbízott azzal a feladattal, hogy a cég hivatalos elektronikus címét, tárhelyét kezelje a munkáltató nevében. Ez a szerepkör egyébként lényegében megegyezik azzal, ami a hivatali kapus cím esetében a kapcsolattartó betölt. A cégkapumegbízott feladatához tartozik az ügyintézők regisztrálásának elvégzése is: azokat az ügyintézőket, akik a gazdálkodó szervezet nevében jogosultak eljárni, és részt vesznek az elektronikus ügyintézésben, a cégkapumegbízott regisztrálja5.

 

Ügyfélkapu, Hivatali kapu, Cégkapu

A Cégkapu lényegében ugyanazt a szerepet tölti be a gazdálkodó szervezetek életében, mint az Ügyfélkapu a természetes személyek, és a Hivatali kapu a hatóságok esetében. Bár a működésük elég hasonló, sőt, a megújult tárhely szolgáltatási felület6 egyenesen közös mindhárom esetében – az azonosítástól, jogosultságtól függ az, hogy ki és mit ér el – , azért eltérések, összefüggések és jelentős különbségek is vannak köztük.

Az előbb említett „céges” hozzáférés esetében például rögtön ki kell emelni, hogy ügyfélkapus hozzáférés nélkül nincs cégkapus hozzáférés. A szervezetek nevében eljárók ugyanis a személyes azonosításon keresztül (Központi Azonosítási Ügynök használata segítségével) lépnek be a „cég” tárhelyére, ugyanis az eljáró személyt hitelesen kell igazolni. A Cégkapuhoz tehát nem tartozik külön felhasználónév vagy jelszó, hanem a gazdálkodó szervezet nevében eljáró személy a saját, személyes ügyfélkapus (vagy más KAÜ-s) azonosításán keresztül léphet be a munkahelyének a cégkapus tárhelyére.

Fontos összefüggés, hogy bár az „ e-kapuk” között nincs hierarchia, a működési modell tekintetében a Hivatali kapu van központi helyzetben. Az Ügyfélkapu és a Cégkapu nem alkalmas arra, hogy akár egymásnak is dokumentumot küldjenek, valójában csak a Hivatali kapu felé tudnak küldeni, és az onnan érkező küldeményeket tudják fogadni. Ez következik az elektronikus kapuk és tárhelyek szerepéből: olyan hiteles elektronikus címek, amelyek az állammal való hiteles, azonosított ügyintézésben részt tudnak venni.

Legfontosabb különbség a három tárhely között az, hogy míg Ügyfélkapu és Hivatali kapu regisztrációból több is lehet, addig minden gazdálkodó szervezetnek egyetlen Cégkapuja lehet. Ez össze is függ a címzéssel: a jogalkotó olyan egyszerű és egyedi azonosítót keresett, amivel egyértelműen és jól azonosítható egy gazdálkodó szervezet. A cégkapus cím alapja tehát az adószám: annak első 8 számjegye teljesen egyedi, csak arra a szervezetre jellemző, így tökéletesen megfelelt erre a célra.

 

Cégkapu és az iratkezelés

A Cégkapus elérésre a böngészős megoldás mellett gépi interfészes kiépítési lehetőség is fennáll hasonlóan a Hivatali kapuhoz. Ez azt jelenti, hogy amennyiben egy szervezet már rendelkezik Cégkapu regisztrációval, webes felület használata nélkül, webservice használatával automatikus gépi csatlakozásra, gépi dokumentum küldésre és fogadásra van lehetőségük.

A Cégkapura is igaz alapvetően az, amit a Hivatali kapuról és annak iratkezelési vonatkozásairól szóló cikkünkben írtunk: a Cégkapus iratmozgatások mögé iratkezelő rendszert lehet tenni, és a webservice hívások segítségével automatizálható a dokumentum küldése és fogadása. Bár a gazdálkodó szervezetekre nem vonatkoznak a közfeladatot ellátó szervezetek iratkezelését meghatározó jogszabályok, nincs annak akadálya, hogy pl. nagyobb ügyforgalom esetében, vagy egyszerűen azért, hogy ne kelljen ügykezelőnek a webes felületen kezelnie az iratokat, automatikusan érkeztesse egy iratkezelő szoftver a küldeményeket. Amely cégeknél bevált folyamata, gyakorlata és szoftvere van az iratkezelésnek, iktatásnak, irat nyilvántartásnak, ott érdemes lehet a Cégkapu iratmozgásának kezelését is erre a bejáratott útra terelni.

 

Dr. Tafferner Tamás, Oktatási Hivatal

 

1 2006. évi V. törvény a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról

2 E-ügyintézési tv. 14. § (1) és (6) bek.

3 E-ügyintézési tv. 14. § (4) bek.

4 https://tarhely.gov.hu/ckp-regisztracio/tajekoztato.html

5 Hogy teljes legyen a kép a felhasználók tekintetében: a Cégkaput regisztrálni kell valakinek, így van egy regisztráló személy, továbbá van egy szervezet képviseletére jogosult személy, akinek a nevében, hozzájárulásával történik a regisztráció. Ez a három személy a cégkapumegbízottal együtt azonos is lehet, de teljesen különböző is. Ez utóbbi esetben, ha a regisztráló személy azonos a képviseletre jogosult személlyel, akkor nincs szükség arra, hogy a regisztráció alkalmával külön meghatalmazást is csatoljunk az űrlaphoz.

6 tarhely.gov.hu

Kérdezzen iratkezelési szakértőnktől!

Kérdezzen iratkezelési szakértőnktől!

Regisztrált felhasználóink számára ingyenes szolgáltatás
Kérdésem van

Kapcsolódó cikkek

Tanúsitottiratkezelés
A deusz.hu Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület honlapja. Célja, hogy felületet adjon a szervezet működési területéhez tartozó ismeretek átadására, szakmai kapcsolatok létesítésére.
© 2021 Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület (DEÜSZ). All Rights Reserved. OneOnline