Hivatali kapu, ügyfélkapu és cégkapu az iratkezelésben (2. rész)

Hivatali kapu, ügyfélkapu – elektronikus kapuk az e-ügyintézésben (2. rész)

Az elektronikus kapukról szóló cikksorozatunk első részében részletesen bemutattuk a hivatali kapu és az ügyfélkapu lényegét, működését. Jelen cikkünkben továbbmegyünk és megvizsgáljuk azt, hogy milyen utat jár be az elektronikus irat, mire az érdemi ügyintézés szakaszába elér (bejövő folyamat), illetve annak végeztével hogyan jut el a címzetthez (kimenő folyamat). A konkrét példák bemutatásához a DMS One Zrt. Ultimate tanúsított irat- és dokumentumkezelő szoftver képernyőképeit használjuk.

A bejövő folyamat – a küldemény letöltése és érkeztetése a Hivatali Kapuból

Amennyiben böngészős tárhelyszolgáltatáshoz csatlakozik a szervezet, az elektronikus iratkezeléssel foglalkozó munkatárs a korábban említett https://tarhely.gov.hu oldalra lép be. Ezen az egységes felületen lehet hozzáféréstől, jogosultságtól függően akár állampolgárként a személyes tárhelyet, akár hivatali vagy céges megbízottként a hivatali kapus vagy a cégkapus tárhelyet megtekinteni és kezelni. A https://tarhely.gov.hu oldalon keresztül elért Hivatali kapu küldeményeit akár egyesével meg tudja tekinteni.

A Hivatali kapuba érkezett küldemény iratkezelő rendszerbe való letöltése kapcsán is említhető a korábban említett e-mail-es hasonlat: akár kézi, akár gép módszerrel dolgozunk, hasonló módon töltjük le a küldeményt, mint ahogy egy e-mail-t töltünk le, bontunk ki és kezelünk. A központi rendszer kizárólag kr és krx kiterjesztésű fájlokat, pontosabban fájl csomagokat kezel, ennek megfelelően a hivatalba érkezett küldemények is így jelennek meg. A krx formátum vagy krx boríték¹ lényege a csomagolás; hasonlóan a szélesebb körben ismert zip fájl tömörítéshez, a beérkező címzési és egyéb adatokat és fájlokat egységesen kezeli. A krx borítékban tehát kétféle fájlt lehet találni: olyan adat fájlokat, amely metaadatokat tartalmaz például a feladóval és a címzettel kapcsolatban, illetve csatolmányokat, mindenekelőtt magát az (egy vagy több) elektronikus iratot.