Hivatali kapu, ügyfélkapu és cégkapu az iratkezelésben (1. rész)

Hivatali kapu, ügyfélkapu – elektronikus kapuk az e-ügyintézésben

Az elmúlt években egyre gyakrabban hallhatjuk a minket körülvevő elektronikus közigazgatási térben az Ügyfélkapu¹ és a Hivatali kapu² elnevezéseket. Ez indokolt is, hiszen 2018 volt az első olyan év, amikor a jogszabályi változások, a kötelező és széleskörű elektronikus ügyintézési szolgáltatások miatt ezeknek a használata egyre inkább elterjedt. Ugyanakkor érdemes megjegyezni azt a sokakat talán meglepő tényt, hogy az állampolgárok által leginkább használt és ismert Ügyfélkapu több mint egy évtizede létezik³, és a Hivatali kapu is csak néhány évvel fiatalabb nála, kb. 10 éves. Mindkét elektronikus kapu (tárhely) a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (központi rendszer), vagyis az elektronikus kormányzati központi szolgáltatások része.

Annak ellenére, hogy közismert és régóta használt fogalmakról beszélünk, az utóbbi időszakban megvalósult fejlesztések, az elektronikus ügyintézés kiszélesítése jelentős változásokat okozott az Ügyfélkapu és a Hivatali kapu „életében”, használatában is. Sőt, még az elnevezésekben is. Alapvető kérdések merülhetnek fel azokban, akik megpróbálnak értő felhasználóként eljárni:

• Létezik még egyáltalán Ügyfélkapu, mint olyan, vagy már csak Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás (KÜNY) van?
• Az Ügyfélkapu azonosításra szolgál, mint egy virtuális elektronikus személyi igazolvány, vagy egy tárhely, ahova a hivatalos küldemények érkeznek?
• Ha az Ügyfélkapumba akarok bejelentkezni, akkor miért a Központi Azonosítási Ügynök jelentkezett be?
• Ha az egész államigazgatásban végre elterjedt az elektronikus ügyintézés, és Hivatali kaput keresztül kommunikálnak a lakossággal és a cégekkel, akkor miért kopik ki lassan az elnevezés, és miért hivatali tárhelyként hivatkoznak rá?

Írásunkat azoknak ajánljuk, akik találkoztak már az itt említett kérdésekkel, és nem volt teljesen világos számukra, hogy melyik rendszer mit csinál, hogyan működik. Cikkünk célja az, hogy részletesen, mégis érthetően bemutassuk a két említett elektronikus tárhelynek a lényegét és működését elsősorban azoknak, akiknek akár ügyfélként (Ügyfélkapu), akár ügyintézőként (Hivatali kapu) használniuk kell, de a fogalmak, folyamatok, működés tekintetében még szükségük van fogódzókra, vagy szívesen szereznek összefoglalt, érthető, gyakorlat közeli információkat ezek használatáról, elsősorban a hivatali kapus dokumentumkezelésről.

Az első részben elsősorban a két tárhely tulajdonságait és jellemzőt mutatjuk be. Mivel a Hivatali kapun keresztül történő dokumentumküldés és -fogadás elválaszthatatlan az iratkezeléstől, ezért a cikk második részében megvizsgáljuk a dokumentumnak a Hivatali kapuból történő letöltését, kezelését, vagyis az ügyfél és a hivatal közötti kommunikációnak az iratkezelési vonatkozását. A küldemények letöltését és a dokumentumok elküldését a DMS One Zrt. iratkezelő rendszerének használatán keresztül mutatjuk be.

Ügyfélkapu, hivatali kapu

Mi az Ügyfélkapu és a Hivatali kapu? Amennyiben a lényegét akarjuk megragadni ezeknek a fogalmaknak, az alábbi közös jellemzőket emelhetjük ki:

• mindkettő valójában egy állam által nyújtott elektronikus szolgáltatás, amely
• kommunikációs csatornának is felfogható az ügyfél és a hivatal közti elektronikus kapcsolattartásban, és egyben
• elektronikus tárhely, amely
• elektronikus üzenetek és dokumentumok (iratok) fogadására (és a Hivatali kapu az elküldésére is) szolgál, és
• hitelesítési funkcióval is rendelkezik, tehát a feladót/címzettet hitelesen azonosítja.

Ha valakinek fenti felsorolás alapján eszébe jutna az e-mail, akkor nem jár messze a valóságtól, és analógiának valóban helytálló az elektronikus üzenetküldés példaként állítása, hiszen ott is egy elektronikus csatornán „levelezhet” egymással az ügyfél és a hivatal, és csatolni is lehet – akár hiteles – elektronikus iratokat. Ugyanakkor a különbség is jelentős: azzal, hogy az e-mailhez képest mindkét szolgáltatás azonosított regisztrációhoz kötött: az állampolgár az okmányirodában személyesen vagy interneten az e-személyi igazolvánnyal azonosítja magát, igazolja személyazonosságát, a közigazgatási szerv pedig csatlakozási folyamat során szerez Hivatali kapus hozzáférést. Emiatt alkalmas az elektronikus azonosításra, vagyis hitelesen azonosítja a küldőt.

Hirdetés

Ez azt jelenti, hogy ha valaki természetes személyként beazonosítja magát, vagyis belép az Ügyfélkapujába, akkor ma már egészen széles körben tudja használni a kormányzati elektronikus szolgáltatásokat, mert a szervek tudják, hogy ki használja azokat, biztosak lehetnek benne, hogy valóban ő a beazonosított és jogosult felhasználó. A folyamat fordítottja is igaz: ha egy hatóság például be tudja azonosítani az ügyfelet a négy természetes személyazonosító adatával⁴, akkor biztosan tudhatja, hogy az ő ügyfélkapus címére küldi az iratot. Emellett az sem elhanyagolható szempont, hogy az elektronikus kapuk közti kommunikáció biztonságos csatornán történik, míg az e-mail esetében ez nem mondható el. Végül külön kiemelendő a visszaigazolások kérdése: a hivatali kapus kézbesítés esetén hiteles visszaigazolásokat kapunk arról, hogy a címzettnek feladtuk (elküldtük) a küldeményt, s ezt letöltött-e.

Az ügyfélkapu

Az Ügyfélkapuval kapcsolatban érdemes megjegyezni, hogy az elektronikus kormányzati fejlesztések eredményeként elkészült, és évek óta használatban lévő Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) mögöttes szolgáltatásaként működik, amely valójában többféle azonosítási módot takar. Míg korábban az ügyfélkapus azonosítás volt az egyetlen központi elektronikus azonosítási lehetőség, addig ma már az ügyfél azonosítása a KAÜ-n keresztül történik, az ügyfélkapus azonosítás csak egy ezek közül. Ebben a cikkben az ügyfélazonosítást – ezen pontosítás mellett – a közismert és elterjedt nevén, Ügyfélkapuként jelöljük.

Az Ügyfélkapu tehát az állampolgár, a lakosság számára szolgál belépési pontként az elektronikus közszolgáltatások világába: azonosított módon (regisztrációt követően) belépve biztonságosan tudja eljuttatni üzenetét vagy elektronikus dokumentumát a címzett szervnek, ill. a belépést követően jogosult a különböző kormányzati elektronikus szolgáltatások használatára. A magyarorszag.hu kormányzati portálon számos szolgáltatás érhető el, ezeknek egy jelentős része ügyfélkapus regisztrációhoz kötött.⁵

Az Ügyfélkapu használata során az alábbi két tulajdonságát érdemes külön kiemelni:

• Az Ügyfélkapu mára mindenekelőtt azonosító felületté vált. Amennyiben az ügyfél belép, lényegében azonosítja magát, és a továbbiakban bármilyen kormányzati honlapon, bármilyen szolgáltatást igénybe kíván venni, annak tudatában teheti meg, hogy a hatósággal hitelesen tudatta a személyazonosságát, így tisztában vannak a hivatali oldalon azzal, ki igényli a szolgáltatást, kinek a számára kell az adott közigazgatási szolgáltatást elvégezni. Az Ügyfélkapu tehát alapvetően nem arra szolgál, hogy elektronikus dokumentumot küldjünk egy a hatóság számára. Sokkal inkább a kormányzati elektronikus térben, elektronikus űrlapokon, konkrét hatósági weboldalakon keresztül végez az állampolgár ügyintézést, amelyhez „előtét” felületként az Ügyfélkapun segítségével azonosítja magát.
• Az Ügyfélkapu emellett egy elektronikus „postafiók”: elektronikus „címként” is szolgál, és valójában tárhelyszolgáltatás is áll mögötte⁶. Amennyiben ugyanis az elektronikus ügyintézést biztosító szerv üzenetet, dokumentumot vagy az ügyfél megkeresésére választ kíván küldeni, akkor bizonyos feltételek teljesülése esetén (például az ügyfél rendelkezik egyáltalán Ügyfélkapuval, és ha igen, akkor hozzá is járult ahhoz, hogy az ügyfélkapus címére kapjon hivatalos levelet) ide tudja számára küldeni azt. Ezek a küldemények el is tárolhatóak hosszabb távra, amennyiben az ún. tartós tárba helyezi az ügyfél.

Jól látszik, hogy az Ügyfélkapu fejlesztése eredményeként az eredeti szolgáltatás jelentősen átalakult, és az azonosítási és tárhelyszolgáltatás szétvált. Ez az elválasztás tulajdonképpen a KAÜ bevezetésével történt meg. Míg előtte ez a két funkció szorosan összefüggött, mára megszűnt ez a szoros kapcsolat, és a természetes személy ügyfél azonosítása mindig a KAÜ-n keresztül történik, akárhány ügyfélkapus regisztrációja van. Ezzel összefüggésben: Ha több ügyfélkapus regisztrációja van egy természetes személynek, akkor is csak egy tárhelye van.

Azt, hogy az elektronikus kapuk, különösen az Ügyfélkapu esetében a korábban említett e-mail példaként való említése minden pontatlansága ellenére jó párhuzam, jól jelzi, hogy a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (NISZ) a 2017. év végén indított új tárhelyszolgáltatását (https://tarhely.gov.hu) „hiteles postafiók szolgáltatás”-nak, és az ügyfélkapus (vagy egyéb, állam által biztosított) azonosítást követően elérhető weboldalt „webmail jellegű” felületnek nevezi. Az Ügyfélkapu korábbi tárhely funkciója, vagyis az előző pontban is említett dokumentum fogadás (és feltöltés) mára ezen a felületen érhető el.⁷

A hivatali kapu

Az ügyfél – hatóság elektronikus kommunikációban és ügyintézésben a „vonal” másik végén a Hivatali kapu áll, és hasonló szerepet tölt be a hatóságok oldalán, mint az Ügyfélkapu a lakosság esetében. A Hivatali kapu a hatóságok számára biztosít olyan felületet, ahol a szükséges csatlakozást követően hiteles és biztonságos kommunikációt tudnak folytatni az ügyfelekkel és más olyan szervezetekkel, akik szintén rendelkeznek Hivatali kapuval. A „kapuk” számát tekintve az Ügyfélkapuhoz képest itt más nagyságrendről beszélünk: míg Ügyfélkapuból 3 millió feletti a regisztrációk száma, a Hivatali kapuból 11000 db körüli kaput létesítettek a szervek.⁸ A listán a központi közigazgatási szerveken kívül elsősorban önkormányzatokat, oktatási intézményeket, közüzemi szolgáltatókat, kamarákat, bírósági végrehajtókat találhatunk, röviden összefoglalva azokat a közfeladatot ellátó szervezeteket nevezhetjük a Hivatali kapu igénybe vevőinek, amelyek elektronikus ügyintézést biztosítanak. Ahogy természetes személy esetében is van arra lehetőség, hogy több Ügyfélkapuja legyen – bár ez esetben ennek inkább elméleti jelentősége van, mint gyakorlati haszna – , úgy a szervek is élhetnek azzal a lehetőséggel, hogy belső folyamataikat, szervezeti felépítésüket, esetleg az ügytípusokat, vagy szakrendszeri működést figyelembe véve több Hivatali kaput létesítenek.

Amikor az ügyfél vagy a hatóság aláírja a másik félnek küldendő dokumentumot, a kézbesítéshez tárhely szolgáltatást kell használniuk. Ahogy az ügyfél oldalon korábban láttuk, az Ügyfélkapu (ill. a https://tarhely.gov.hu) tölti be az elektronikus tárhely funkciót, itt olvashatja el a neki címzett leveleket. A hatósági oldalon ezt a szerepet a Hivatali kapu látja el, tehát az ügyfél által küldött dokumentum a címzett szerv Hivatali kapujába érkezik.

A Hivatali kapu ugyanúgy elektronikus „postafiók”, az adott közigazgatási szervezet elektronikus „címe”. Egy szervezet hivatali kapus címe 3 részből áll: egy teljes névből, egy úgynevezett rövid névből, és egy 9 számjegyű számsorból. Az utóbbi a központi rendszerben rögzített azonosítója, az ún. KRID. Ezek ismeretében lehet egy közigazgatási szervnek dokumentumot küldeni, azonban hozzá kell tenni, hogy az elektronikus ügyintézési térben nem fordul elő, hogy az állampolgár közvetlenül címez – tehát az imént említett adatokat valamilyen felületen begépeli – küldeményt a címzett szervnek. Ez a gyakorlatban jellemzően úgy történik, hogy amikor egy ügyben az azonosítást követően egy adott webes felületen elvégez valamilyen „beküldést”, pl. űrlap benyújtást (jellemző és elterjedt módja az Általános Nyomtatványkitöltő, az ÁNYK), a honlapok az adott szerv – amelynek a szolgáltatását, weboldalát használja – Hivatali kapujába kézbesítik a küldeményt. Hivatalok egymás közötti iratküldésénél azonban közvetlen címzés is előfordulhat, mint később látni fogjuk, vagyis a KRID megadásával, felhasználásával lehet kiküldeni iratot akár az iratkezelő rendszerből.

Hivatali kapu és az iratkezelés

Amikor az Ügyfélkapu segítségével használunk valamilyen elektronikus kormányzati szolgáltatást, akkor iratkezelési szempont nem merül fel, hiszen akár küldünk, akár fogadunk dokumentumot, egyéni használat mellett magunk kezeljük a saját magunk által írt, vagy a hivataltól kapott dokumentumot. Iratkezelési szempontok akkor merülnek fel, amikor a közigazgatási szervnek címzett küldemény a címzett szerv Hivatali kapujába érkezik. Az iratkezelés valójában itt lép be a „képbe”, hiszen a Hivatali kapu alapvetően dokumentum alapú kommunikációra lett tervezve.

A közigazgatási szervek nem a Hivatali kapujukban lapozgatják, olvasgatják a számukra érkezett küldeményeket, hanem letöltik azokat jellemzően a saját iratkezelő rendszerükbe. A Hivatali kapun történő „olvasásra” bizonyos esetekben nem is lenne lehetőség; ez nem csak ott lenne képtelenség, ahol óriási az iratforgalom és az ügyszám, hanem abban az esetben sem lehetséges, ha olyan hivatali tárhelyszolgáltatással rendelkezik egy szerv, aminek nincs közvetlenül böngészős megjelenítése. A két dolog persze össze is függ. Hivatali kapu ugyanis kétféle van: az ún. böngészős és a gép interfészes megoldás, a csatlakozás alkalmával lehet igényelni a szerv számára megfelelő változatot, hozzátéve, hogy indokolt lehet mindkét változat együttes igénylése. A böngészős megoldás akkor lehet jó megoldás, ha a várható iratforgalom nem nagy, és a felületen „kényelmesen” fel lehet dolgozni, a beérkezett küldeményeket szortírozni lehet manuálisan. Amennyiben nagyszámú küldemény várható az adott szervnél vagy az adott ügytípusban, úgynevezett gépi interfészes csatlakozás lehet a megfelelő megoldás. Ez kézi beavatkozás nélküli letöltést jelent, tehát a szerv iratkezelő rendszere automatikusan letölti és akár be is érkezteti a küldeményt.

Ha felmerül az olvasóban a kétely, hogy a (közigazgatási) munkahelyükön alkalmazott iratkezelő szoftver képes-e ezeket a tevékenységeket elvégezni, akkor a jó hír az, hogy nagy valószínűséggel igen, vagy rövid időn belül képes lesz rá. Az iratkezelő rendszerekkel szemben ugyanis ma már jogszabályban megfogalmazott elvárás, hogy el tudják végezni az itt említett gépi – automatizált – kapcsolódást. A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet (továbbiakban: tanúsítási rendelet) pontosan leírja⁹, hogy a Hivatali kapura (tárhelyre) érkezett küldeményeket az iratkezelő szoftvernek le kell tudnia tölteni, akár automatikusan tudnia kell érkeztetni, képesnek kell lennie a benne lévő metaadatokat a szoftverbe átemelni, és a küldemény fogadásáról visszaigazolást kell kiállítania, amelyet az irathoz kell csatolnia. Ugyanakkor megemlítendő, hogy a tanúsítási rendelet alapján az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező és a szerv használatában lévő iratkezelő szoftver a tanúsítvány érvényességi idejének lejáratáig még alkalmazható¹⁰.

Noha az itt említett, az iratkezelő rendszerekkel támasztott követelményrendszer csak 2018-ban lett jogszabályba foglalva megújítva és szigorúbbá téve a tanúsítás követelményeit, valójában a modern iratkezelő szoftvereknek évek óta kezelniük kell a Hivatali kaput, az oda érkezett dokumentumok fogadását és letöltését. Ez összefügg az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer (KÉR) 2015-ben történő bevezetésével, azóta ugyanis napi szinten kapják a digitalizált küldeményeket a KÉR-be bevont szervek.

Az elektronikus ügyintézésben a hatósági oldalon résztvevő személyeknek, az ügyintézőknek nagy valószínűséggel nem kell munkájuk során a hivatali tárhely felülettel találkozniuk, ők már érkeztetett, esetleg iktatott iratokkal dolgoznak. Legfeljebb az elektronikus irat feldolgozásánál, és a folyamat végén a kiküldésnél, az expediálási mód meghatározásánál találkoznak az ügyfélkapus/hivatali kapus beérkezési vagy kiküldési móddal az iratkezelő rendszerben. A Hivatali kapura érkezett küldeményeket feldolgozók, „használók”, megválaszolók döntő többségének tehát nincs közvetlen tapasztalata azzal kapcsolatban, hogy maga a tárhely és az onnan történő letöltés hogyan működik, milyen folyamatokból és elemekből áll össze az e-ügyintézés ezen része. Számukra lehet a leginkább hasznos és érdekes annak bemutatása, hogy milyen utat jár be az elektronikus irat, mire hozzájuk, az érdemi ügyintézés szakaszába elér (bejövő folyamat), ill. annak végeztével hogyan jut el a címzetthez (kimenő folyamat). Következő blogbejegyzésünkben ezzel fogunk foglalkozni.

Dr. Tafferner Tamás, Oktatási Hivatal

¹Érdemes megjegyezni, hogy a köznyelvben elterjedt „Ügyfélkapu” elnevezés a jogszabályváltozásoknak és az elektronikus szolgáltatások fejlesztésének eredményeként hivatalosan „Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás (KÜNY)”

²Jogszabályi elnevezése: „hivatali tárhely”.

³2005 áprilisában indult: https://hirkozpont.magyarorszag.hu/hirek/ugyfelkapu20050325.html

⁴Az ún. 4T azonosító adat a természetes személy 1) családi és utóneve, születési családi és utóneve, 2) születési helye, 3) születési ideje és 4) anyja születési családi és utóneve.

⁵A szolgáltatások listájája itt érhető el: https://ugyintezes.magyarorszag.hu/szolgaltatasok?selected=A

⁶Hivatalos elnevezése: Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás regisztrációhoz kapcsolódó tárhely. 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről 4/A. § a) pont

⁷A pontosság kedvéért megjegyzendő, hogy amennyiben egy hivatal a természetes személy ügyfél számára küld dokumentumot, akkor azt ma már a Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás (KÜNY) tárhelyére kézbesíti, amely az évtizede használatos Ügyfélkapunak, ill annak utódjának felel meg.