Hiteles másolatkészítés

Papíralapú iratok digitalizálása a hitelesség megőrzésével

A dokumentumok kezelése ma már elválaszthatatlan az elektronikus eszközöktől. Még ha egy folyamat papír alapon is zajlik, az indító anyag szinte 100%, hogy számítógépen szerkesztve született. A haladás az elektronikus irányt jelöli ki. A sokszor hangoztatott digitális transzformáció elvezet oda, ahol már nem kell többé váltani digitális és analóg mód között egy munkafolyamat során. Minden elektronikus, a papírhasználat kizárt. Amíg azonban lehet dolgunk papírral, hidat kell képeznünk az analóg és az elektronikus mód között. Erre való a hiteles másolatkészítés.

2021.06.02.

Erről olvashatok itt 5 percben:

  • Miért nem elegendő a szkennelés?
  • Jogszabályi háttér
  • A hiteles elektronikus másolat készítése manuálisan és automatikusan
  • Belső szabályzatok megalkotása
  • Kötelezetti kör, kire vonatkozik?
  • Postai inverz hibrid konverzió, a külső másolatkészítő

Bizonyára sokan találkoztunk már olyan esettel, amikor valamilyen ügyben elegendő volt egy aláírt és beszkennelt dokumentumot elküldeni a folyamat továbbgördítéséhez. A mai napig használnak ilyen elektronikus dokumentumokat, noha ezek hitelessége aligha garantálható. A szkennelt aláíráskép túl könnyen rászerkeszthető bármely elektronikus dokumentumra, a hamisítás így nagyon egyszerű, sehol nem szabadna elfogadni az ilyen dokumentumokat olyan esetben amikor egy hivatalos eljárásban részt vevő személy jognyilatkozatot tesz. Könnyű belátni tehát, hogy egy egyszerű szkenneléssel nem sokra megyünk, pusztán ezzel a lépéssel nem csatornázhatjuk be papíralapú iratanyagainkat az elektronikus ügyintézésbe.

A hiteles elektronikus másolatkészítés jogszabályi háttere

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény határozza meg, hogy milyen rendelkezések követése mentén történhet átjárás a papíralapú és az elektronikus ügyintézés között. A hiteles elektronikus másolatkészítés esetében ezeket a szabályokat az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016 (XII. 19.) Kormányrendelet határozza meg. Eszerint hiteles elektronikus másolat a valamely nem elektronikus dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas, elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes.

Mit jelent a hiteles elektronikus másolat rendelet szerinti elkészítése, milyen követelményeket támaszt a jogszabály? (A III. fejezet tartalmazza a részletszabályokat.) A papíralapú dokumentum elektronikus változatának előállítása (szkennelés) után meg kell állapítani, hogy képileg, vagy tartalmilag megegyezik-e az elektronikus másolat az eredetivel. Ha igen, akkor el kell látnunk ezt az elektronikus dokumentumot hitelesítési záradékkal („Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”), továbbá elektronikus aláírással vagy bélyegzővel, és ha az időpont feltüntetése szükséges, elektronikus időbélyegzővel is.

Melyik elektronikus aláírással hitelesítsünk?


Elektronikus aláírásból, bélyegzőből, időbélyegből többféle van. A rendelet kimondja, hogy a másolaton minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy olyan, minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a bizalmi szolgáltató kizárja az álnév használatát, és igazolja, hogy a regisztráció alapjául szolgáló személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban foglalt névvel betű szerint azonos a tanúsítványba foglalt név.


A 451/2016 (XII. 19.) Kormányrendelet 56. §-a foglalkozik az automatikus másolat készítési módok követelményeivel. Automatizálásra akkor lehet szükség, amikor nagy mennyiségben kell digitalizálni a dokumentumokat, például egy az irattár egy részét. Ebben az esetben a másolatkészítésnek külső beavatkozástól mentesen, zárt rendszerben kell történnie. A záradéknak tartalmaznia kell az automatikus másolatkészítés tényét. A teljes és részletes tartalmi ellenőrzés helyett véletlenszerű mintavételezésen alapuló ellenőrzést kell lefolytatniuk a közreműködő személyeknek. Ha jogszabály lehetővé teszi az eredeti dokumentum megsemmisítését, annak megőrzését ilyen esetben legalább addig biztosítani kell, amíg a másolat olvashatóságát (megnyithatóságát) a másolatkészítő vagy a másolatot felhasználó nem ellenőrizte és vissza nem igazolta. Az automatikusan készített másolatot elektronikus bélyegzővel és időbélyegzővel kell ellátni.

A hiteles másolatkészítést belső szabályzattal kell megalapozni. A másolatkészítési szabályzatot nyilvánosan, elektronikus úton közzé is kell tenni. Ilyen szabályzatból rengeteget találni az interneten, ha a “hiteles másolatkészítés” szókapcsolatra keresünk. Ennek a dokumentumnak tartalmaznia kell a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, valamint a kapcsolódó felelősségi kérdéseket. A másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személyek körét is itt kell megjelölni.
A másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben a rendeletben megállapított követelmények teljesülése megállapítható, vagy a rendszer gyártója/forgalmazója által kiállított, a megfelelésre vonatkozó igazolás is megfelelő erre a célra.

De mégis, ki az, akit kötelezően érint a hiteles másolatkészítés?

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet szerint iratmegőrzési kötelezettségüket hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján teljesítik azok a szervek, amelyeket bevontak az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerébe, illetve amelyek központosított irattári szolgáltatásokat vesznek igénybe. A rendelet első és harmadik melléklete sorolja ezeket a szervezeteket. Ugyanakkor az e szervekre vonatkozó kötelmen túl a jogszabály az összes többi szervezet számára lehetőségként biztosítja a megőrzési kötelezettség hiteles másolatkészítéssel történő biztosítását.

A hiteles elektronikus másolatok elkészítése történhet házon kívül is. A Magyar Posta Zrt. inverz hibrid kézbesítési rendszerét vehetik igénybe például azok a szervek, akik a feléjük irányuló papíralapú megkereséseket hiteles elektronikus másolatban akarják “kézhez” kapni. A posta által nyújtott konverzió szintén segítheti a küldemények kezelését és feldolgozását, lerövidítve az ügyintézési időt.

Kérdezzen iratkezelési szakértőnktől!

Kérdezzen iratkezelési szakértőnktől!

Regisztrált felhasználóink számára ingyenes szolgáltatás
Kérdésem van

Kapcsolódó cikkek

Tanúsitottiratkezelés
A deusz.hu Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület honlapja. Célja, hogy felületet adjon a szervezet működési területéhez tartozó ismeretek átadására, szakmai kapcsolatok létesítésére.
© 2021 Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület (DEÜSZ). All Rights Reserved. OneOnline