Az elektronikus űrlapok új generációja, az iFORM

A tanusitottiratkezeles.hu volt az INFOTÉR mellett az egyik szervezője a 2018. március 7-én tartott e-közigazgatás képzésnek és konferenciának, ahol az e-ügyintézés leginkább aktuális kérdéseit és fejleményeit, az elektronikus ügyintézés friss tapasztalatait mutatták be az adott téma szakértői. Az előadások között hallhattuk dr. Balaskó Sándor, a Kopint-Datorg Kft. üzletág igazgatójának előadását az “iFORM – egy kényelmes megoldás a webes űrlapokra” címmel, melyben a Kopint-Datorg Kft. saját fejlesztésű termékét, az iFORM űrlaptechnológiát mutatta be.

A téma külön aktualitása a Személyre szabott Ügyintézési Felületen (SZÜF) integrált, iFORM űrlaptechnológián alapuló elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatás elindítása. Ennek kapcsán beszélgetett az előadóval dr. Tafferner Tamás iratkezelési szakértő.

Az iFORM helye a SZEÜSZ-ök rendszerében

Az e-közigazgatási konferencián sok érdekes és részletes információt hallhattunk Öntől az iFORM űrlapkitöltő technológiával kapcsolatban, amelyekre ebben a beszélgetésben is ki szeretnék térni. Most először azonban arra kérem, helyezzük el az iFORM űrlaptechnológiát az e-ügyintézés világában: mi az iFORM űrlapnak, űrlapkitöltő technológiának a helye és szerepe a SZEÜSZ-ök rendszerében?

Úgy gondoljuk, hogy a folyamatban levő elektronikus ügyintézési korszakváltásnak az egyik hasznos és egyszerűen felhasználható összetevőjét szolgáltatjuk az iFORM űrlaptechnológiával. Hosszú évek projekttapasztalatai alapján hoztuk létre a dobozos termékként értelmezhető űrlaptervező és kitöltő eszközeinket, ami szerencsés módon találkozott a SZEÜSZ/KEÜSZ világot definiáló jogszabályokkal. Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet a 116. és 116/A. §-okban „Elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatás” címen definiál egy olyan szolgáltatást, ami számos projektben régóta és egyre erőteljesebb igényként merült fel, mivel az átlagos ügyintézési helyzetbe kerülő állampolgárok egyre inkább az online megoldásokat igénylik és használják. A jogszabályi rendelkezésekben megfogalmazott követelmények elég általánosak, hogy lényegében bármely, űrlapokat is alkalmazó közigazgatási informatikai rendszer a magáénak érezhesse, és egységességre törekedve a szolgáltatás használata mellett döntsön saját fejlesztés helyett. Hasonló a válasz arra is, hogy kinek kell használnia. A jogszabályok általánosan mondják ki, hogy a közigazgatási rendszerekben a gyakran előforduló, szolgáltatásként nyújtható és egységesíthető informatikai feladatokat lehetőleg a SZEÜSZ-ök/KEÜSZ-ök alkalmazásával kell megoldani.

Az iFORM-ot választók rendszerei esetében nem kell a felhasználóknak minden hivatalnál más-más megoldás kezelését megtanulniuk, és a magyar államnak sem kell olyan széles szoftverválasztékot finanszíroznia. Mi magunk is úgy gondoljuk, hogy az iFORM űrlaptechnológiának a képességei, előnyei is a különböző SZEÜSZ-ök/KEÜSZ-ök (pl. KAÜ, ÖNY, RNY, AVDH, BKSZ) integrálásával mutatkoznak meg a legjobban.

Az iFORM használatával az olvasók vélhetően kétféleképpen találkozhatnak. Egyfelől – ahogy említette – állampolgárként használhatnak bizonyos eljárásokban iFORM-ot, amikor az űrlapok kitöltésével vesznek részt az elektronikus közigazgatási folyamatban. Ugyanakkor közigazgatási szakemberként sokaknak bizonyosan feladat lesz a saját szervezet űrlapjának megtervezése. Az űrlap használatának mindkét aspektusát, tehát a kitöltését és tervezését is figyelembe véve milyen komponensei vannak az iFORM-nak?

Az iFORM egy sablon vezérelt technológia, ahol az űrlapok viselkedését egy minden szükséges részletre kiterjedő leírás határozza meg. A tervezés lényegében ennek a sablonnak a megalkotása, amihez egy Java alapú WYSIWYG tervező eszközt biztosítunk az elektronikus ügyintézést biztosító szervezetek és azok munkatársai számára.

Felhasználói szempontból a kitöltés és az „eredménytermék” a legmeghatározóbb élmény, amit – a saját belső szóhasználatunkkal élve- egy HTML és egy PDF generátor komponens hoz létre szerveroldalon a sablon, illetve a felhasználók, vagy az űrlapok megszemélyesítéséhez adatot biztosító rendszerek által bevitt adatok alapján.

Jelentős kérdés még a működési környezetbe illesztés, és az ehhez kapcsolódó adminisztráció, az űrlapmenedzsment. Ez már sokkal kevésbé technikai feladat, ráadásul projektspecifikus is abban a tekintetben, hogy hol milyen egyéb rendszerekhez lehet/kell kapcsolódni, és melyiknél milyen konfigurációs lehetőségeknek van jelentősége. Ha pl. a SZÜF esetét vesszük, akkor az oda integrált iFORM támogatás egy-egy ügytípushoz rendelten történik meg, és a kettőt együtt kell elvégezni, hogy az adott ügyre egy teljes működő egységet kapjunk a keresést és tájékozódást kiszolgáló leírásokból és egy könnyen kitölthető űrlapból.

Az iFORM-nak tehát alapvetően 3 komponense van: a termékként értelmezhető, de folyamatosan fejlődő űrlaptervező és űrlapkitöltő, valamint az előbbi kettő közötti funkcionalitást biztosító „core” funkciókkal rendelkező, de mégis projektspecifikus űrlapmenedzsment.

Az iFORM és az ÁNYK összehasonlítása

Akár kitöltésről, akár űrlap tervezésről beszélünk, sokaknak eszükbe fog jutni az elmúlt években használt állami űrlapos megoldás, az ÁNYK. A beszélgetés elején adódik a kérdés: mi az iFORM a „viszonya” az ÁNYK-val, utódjának tekinthető? Összehasonlítva a két űrlapot, mik a fő eltérések?

Az ÁNYK úttörő szerepet vállalt abban, hogy megszülessen és elfogadottá váljon a közgondolkodásban az egységes, mindenki számára ingyenesen elérhető strukturált űrlapkitöltésre épülő ügyintézési lehetőség. Ez nélkülözhetetlen a hatékony, informatikával erősen támogatott közigazgatás számára. Ezen a vonalon született és fejlődik az iFORM is, csak más használati esetet old meg. Az ÁNYK a desktop korszak fél-online platformfüggetlen megoldásaként lett megtervezve. Az iFORM-ot ezzel szemben az online szolgáltatások számára építjük.

A legjelentősebb eltérés, amivel a megrendelőink évekkel ezelőtt elindították a saját projektjeinkben a gondolkodást az iFORM termékfejlesztés irányába az az, hogy semmi mást nem voltak hajlandók elfogadni az állampolgári oldalon platformként, mint az alapértelmezetten telepített legelterjedtebb böngészőket. Volt korábbról bevált Adobe Flash alapú megoldásunk – amivel mai napig működnek rendszerek – de az új projekteknél már elvi okokból nem fogadták el, hogy akár a böngészőbe, akár operációs rendszer szintjén bármilyen plugint, pláne bármilyen kliens szoftvert kelljen kötelezően telepíteni az átlag felhasználónak. Így váltottunk tisztán HTML+JavaScript technológiákra frontend oldalon. Ehhez terveztük át a felhasználói élményt, a sablont, a tervezőt, stb.. Mindent ennek rendeltünk alá, igyekeztünk mindenhonnan a legjobbat megtanulni, és hozzáadni a megoldásunkhoz.

Hirdetés

Emiatt számtalan kisebb-nagyobb technikai eltérés adódik a két megoldás között, kevés is az idő ezeket mind végigvenni, de egy nagyon fontosat azért még megemlítenék: az iFORM másként kezeli az űrlapokon belüli adatstruktúrát, ezért bonyolultabb összetartozási viszonyok ábrázolására is képes, ami a mezők összetartozását tetszőleges felépítésű űrlap szerint reprezentálja.

Az iFORM űrlaptechnológia eddigi tapasztalatai

A beszélgetés eddig elsősorban elméleti és technikai információkat érintett. Az iFORM űrlapok azonban már a létező gyakorlatot jelentik, és sok esetben a felhasználók kipróbálhatták, „birtokba vehették” azokat. Milyen szolgáltatások, rendszerek keretében találkozhatnak az állampolgárok már létező iFORM űrlapokkal? Egyáltalán hány iFORM űrlap létezik nagyságrendileg?

A két zászlóshajó jelenleg egyértelműen az Önkormányzati ASP-rendszer és a Személyre szabott Ügyintézési Felület. Ezeknél összességében százas nagyságrendben vannak már online kitölthető iFORM űrlapok, önkormányzati és központi közigazgatási szereplők részéről, mint pl. a Magyar Államkincstár. De pl. a SZÜF esetében egyéb szereplők is megtalálják a helyüket, ha az ELMŰ-ÉMÁSZ, vagy a Magyar Könyvvizsgálói Kamara űrlapjaira gondolok. Tényleg hétről-hétre bővül a felhasználóink köre, örömmel látjuk a fejlődést, és erősen reméljük, hogy komolyan szintet fog lépni az online ügyintézés a jelenlegi folyamat végére.

Ezek mellett egyedi rendszerekben szűkebb funkcionalitással is beépítésre került az iFORM technológia. Többen találkozhattak az eHR rendszerrel, ami tavaly május óta a közigazgatásban foglalkoztatottak számára széles körben rendelkezésre áll, és biztosítja, hogy az állami tisztviselők a tárhelyükre megkapott munkáltatói intézkedésekre válaszaikat elektronikus úton és hiteles elektronikus dokumentumban tudják megküldeni. Végül említést érdemel a cégkapu regisztrációs alkalmazás űrlapos „ága”, melyet a cégképviseletre nem jogosult, de megfelelő meghatalmazással rendelkező természetes személyek használhatnak.

Olyan országos, már működő rendszereket és űrlapokat említett, mint az eHR- iFORM, ami kb. egy éve működik élesben, illetve az ASP2-t hozta további példának, ami idén január 1-jén startolt. Összegyűltek-e már az elmúlt 6-12 hónapban olyan tapasztalatok az űrlaptechnológia működésével, használatával kapcsolatban, amit érdemes lenne megosztani?

Az időnként tapasztalható január 1-i rendszerindulások kihívásaitól eltekintve nagyon kedvezőek a tapasztalatok. Sok visszajelzést kapunk az új igénybevevőktől. Ezek most igazolják vissza tömegesen azokat az űrlaptervezésben, komponensek képességeiben, konfigurációs lehetőségek tekintetében korábban meghozott döntéseinket, amit a szakértői csapatunkkal nem kevés belső vita és megrendelői igény összegzése alapján egységes platformként kialakítottunk a saját szakmai meggyőződésünk alapján. Korábbi egyedi projektekben is voltak ennek előzményei, de a két nagy ügyfélkörrel és űrlapszámmal dolgozó rendszer többször annyi friss tapasztatot, és sokkal kiterjedtebb felhasználói igény visszajelzést biztosít. Ez nagyon jót tesz a termékfejlesztés további fázisainak, csak legyen elég kapacitásunk ezek megvalósítására.

Emellett úgy látjuk, hogy azok az elképzelések is jól valósultak meg, amiket nem az iFORM önmagában valósít meg, de ennek a feladatcsoportnak az elengedhetetlen részei. Gondolok itt a kézbesítési folyamat további lépéseire, a hitelesítéstől a csomagformátumon át adott esetben egy fogadó oldali feldolgozásra is. Legyen az utóbbi egy iratkezelő általi érkeztetés/iktatás, vagy szakrendszerbe beforgatás.

Az említett SZÜF-ön integrált elektronikus űrlapkitöltés-támogatásra külön szeretnék kitérni, tudomásom szerint ez az egyik legújabb fejlesztésük. Hogyan és mire tudják az állampolgárok használni ezt a szolgáltatást, milyen funkciókat támogat?

A SZÜF és az általa integrált teljes funkcionalitás egy jelentősebb szelet az elektronikus ügyintézésben. Ezen belül az űrlapkitöltés-támogatás a korábban már hivatkozott jogszabályoknak megfelelő megvalósítását célozza. Itt az értelmezési környezet az elektronikus ügyintézést biztosító szervezetek ügyfelei részéről a szervezetnek beküldendő strukturált űrlapok egyszerű létrehozása és beküldése. Természetes és nem természetes személyek egyaránt kitölthetik, fájlokat csatolhatnak egy praktikus méretkorlátig és beküldhetik a publikáló szervezet számára a Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatáson keresztül, annak minden jogi konzekvenciájával. Ez állampolgári oldalról komoly könnyebbség lesz, mind az egyes ügyekben elvégzendő teendők feltérképezésében, mind a tényleges kivitelezésben. A konkrét ügytípusok köre pedig folyamatosan bővül.

A SZÜF-ön integrált űrlapkitöltés kapcsán ismét felmerül bennem az ÁNYK-val való kapcsolat kérdése. Azokban az intézményekben, ahol van már ÁNYK-s űrlap és azt feldolgozó szakrendszer különösen fontos lehet a kérdés: kompatibilis a két rendszer?

Jól látja, ez valóban nagyon komoly kérdés. Egyébként nem csak a SZÜF vonatkozásában az, így ezzel már az iFORM kezdeti tervezési fázisában is foglalkoztunk, és akkor meghoztuk az egyetlen lehetséges döntést.

Nyilván fel sem merülhet, hogy egy esetleges iFORM integrációnál bárkinek ki kelljen dobnia a komoly ráfordításokkal korábban kialakított folyamatait és rendszerét. Ugyanakkor az iFORM sablonja és az ÁNYK sablonja technikai okokból sem, és bizonyos extra funkciók alapján sem egyezik, amit mindenképpen támogatni akartunk az iFORM részéről a jövő számára. Ezért egyirányú kompatibilitás mellett döntöttünk, ami azt jelenti, hogy az iFORM motort felkészítettük arra, hogy a saját adat XML formátuma helyett végeredményben egy ÁNYK kompatibilis adat XML-t szolgáltasson a beküldéshez. Ezáltal a fogadó oldal nem kell, hogy tudja, hogy ÁNYK-ból, vagy iFORM-ból érkezik az adat, ugyanazt látja, így a korábban kialakított szakrendszer feldolgozási folyamatait nem kell módosítani. A kompromisszum ott van, hogy egyfelől ilyen esetekben nem tudunk használni bizonyos komplexebb strukturálási lehetőségeket a konkrét űrlap megtervezésekor, hanem a régi ÁNYK-s űrlapot akarjuk benne reprodukálni, másfelől pedig az űrlaptervezés során kell az XML transzformációhoz szükséges feladatot egyszer elvégezni.

Mi a teendő, ha iFORM-ot szeretnénk bevezetni?

Ha egy elektronikus ügyintézést nyújtó szervezetnek szüksége van saját iFORM űrlap megtervezésére, létrehozására, milyen lépéseket kell tenniük? Szükséges-e regisztráció vagy szerződéskötés a Kopint-Datorg Kft.-vel vagy a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.-vel?

Ehhez alapvetően egy SZÜF csatlakozást kell kezdeményezni a NISZ Zrt.-nél. Annak a folyamatnak az integrált részeként kell jelezni az iFORM felhasználási igényt, majd a csatlakozási dokumentáció részeként kell aláírni az iFORM űrlaptechnológia felhasználására vonatkozó szerződést, amivel az iFORM felhasználás jogszerűvé válik. A KDIV Kft.-vel a technikai „birtokba vétel” során kerülnek majd kapcsolatba, amikor átadjuk az űrlaptervező eszközt, a kapcsolódó tesztkörnyezeti, WIKI, tudásmegosztó és hibabejelentő rendszeri hozzáféréseket, illetve biztosítjuk az űrlaptervezői oktatást.

Annak a szervezetnek tehát, amelyik aláírta a felhasználási szerződést és a csatlakozási dokumentációt, már „csak” meg kell terveznie a saját űrlapját. Mutassa be kérem az űrlaptervezőt! Milyen megoldásokkal fog találkozni a felhasználó, hogyan tud egy saját űrlapot összeállítani?

A űrlaptervező eszközt a hatékonyabb munka támogatása érdekében a kitöltőtől eltérően desktop alkalmazásként fejlesztettük az egyik rendkívül elterjedt Java-s fejlesztőeszköz (Netbeans) ilyen célokra tervezett keretrendszerével (Netbeans Platform). Ennek köszönhetően egységesen tudjuk tartani valamennyi támogatott működési környezetünk esetében az alkalmazást, mert a Java-t támogató valamennyi operációs rendszer esetében ugyanazzal az alkalmazással dolgozhat mindenki, ugyanakkor a felület a platform képességeinek megfelelően tetszőlegesen átalakítható, méretezhető egyéni igény szerint. 

Használati élmény szempontjából egy WYSIWYG szerkesztőt biztosítunk, ahol az űrlapokat grafikus felületen lehet összeállítani, vagy később módosítani. Egy-egy mező elhelyezése az űrlapon kb. 2 kattintásból, és szükség szerinti formázásból áll, így egy egészen komoly űrlapot is össze lehet állítani pár óra alatt. Ehhez még társul számos beépített eszköz az olyan feladatok megoldására, mint a megjelenésében felépített űrlap „okosítása”, a mezőkre épülő automatizmusok, és ellenőrzések létrehozása. Itt JavaScript kódrészeket lehet a megfelelő komponensekhez hozzáadni, amivel lényegében tetszőleges viselkedést tudunk kialakítani.

Annak érdekében pedig, hogy a számos konfigurációs lehetőség ellenére könnyű legyen az esetleges hibákat gyorsan feltárni, elhárítani a tervező komoly szabálygyűjteményt tartalmaz, ami alapján egy konzisztencia ellenőrzési funkció keretében a késznek gondolt űrlap egy kattintással átvizsgáltatható, és az alkalmazás jelzi a szerinte hibaesélyes pontokat.

Az e-közigazgatási konferencián elhangzott előadásában kiemelte, hogy a KDIV többféle támogatást nyújt a felhasználóknak az űrlapok megtervezéséhez, még oktatásra is be lehet jelentkezni Önököz. Ez nyilvánvalóan nagyon hasznos lehet minden szervezetnek, amely űrlap összeállítását tervezi. Milyen technikai, oktatási segítséget tud nyújtani a szerveknek abban, hogy megtanulják az saját iFORM űrlap tervezését, szerkesztését, üzemeltetését?

Az igénybevevőink mindenekelőtt egy alapozó oktatásban részesülnek, mivel a tapasztalatok azt mutatják, hogy van egy minimális iFORM működésre vonatkozó tudás, best practice és közös szókincs, amit mindenképpen célszerű ismertetni annak érdekében, hogy az első kattintások inkább gyors sikert hozzanak, mint kérdéseket. Ez mindkét félnek érdeke, és nagyon gyorsan megtérül, mivel itt azért nem több napos képzésre van szükség, hanem kb. 3-4 órás áttekintésre a tervezőeszköz működéséről, az űrlapokon használható komponensekről, módszerekről. Igazából ez sokkal gyorsabb, mint pl. dokumentációból elolvasni egyedül. Rögtön lehet kérdezni, próbálgatni, látni más résztvevők kérdéseit, javaslatait, és egy személyesebb viszony is kialakul, ami hozzájárul, hogy később is bátrabban kérdezzenek, ha gond van, vagy javaslatokkal éljenek új funkciókra. Mindkettő nagyon fontos számunkra, mert az elégedett felhasználó a jó felhasználó. A lehetőségeinkhez képest nagy hangsúlyt fektetünk az ügyfelek folyamatos támogatására.

Köszönöm a válaszait! Úgy vélem, a precíz és ügyfélorientált válaszaival egyfelől jobban megismerhetik a felhasználók az iFORM technológiát, másrészt a szakmai ismereteken túl gyakorlatias és hasznos információkkal is szolgált az űrlapok használatával, tervezésével, bevezetésével kapcsolatban. Köszönöm a beszélgetést!