A Magyar Posta által biztosított SZEÜSZ és KEÜSZ szolgáltatások (1. rész)

Bizonyosan sokan szembesültek már azzal az akadállyal akár ügyfélként, akár közigazgatási szervnél dolgozó ügyintézőként, hogy egy mégoly kidolgozott elektronikus eljárásban sem teljesen nélkülözhető a papír dokumentum kezelése. Számos oka lehet ennek. Ügyfélként sokan vannak, akik nem rendelkeznek elektronikus lehetőségekkel vagy elérhetőségekkel, vagy éppen az ügyintézéshez szükséges iratok csak papír alapon vannak meg náluk, hogyan is tudnák azokat elektronikusan beküldeni az illetékes hivatalnak..

Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv pedig azzal találkozhat, hogy ők az eljárásban ugyan nem hoztak létre papír alapon dokumentumot, elektronikus adattal és irattal dolgoztak, de végül mégis ki kell nyomtatni az iratot akár azért, mert az ügyfél nem rendelkezik a szükséges elektronikus elérhetőséggel, tárhellyel, vagy ugyan rendelkezik, de nem vette át, nem olvasta el a számára küldött dokumentumot. Cikksorozatunkban arra vállalkoztunk, hogy a Magyar Postának azokat a szabályozott, illetve központi1 elektronikus ügyintézési szolgáltatásait (előbbit SZEÜSZ, utóbbit KEÜSZ rövidítéssel illetjük) mutassuk be, amelyek éppen ilyen helyzetek kezelésére, papír alapú irat– elektronikus irat közötti átmenet kezelésére terveztek.

A Posta által biztosított kézbesítési és hitelesítési konverziós szolgáltatásokat először a SZEÜSZ-ök és az elektronikus ügyintézés rendszerében helyezzük el, majd külön cikkben foglalkozunk a szolgáltatások részletes bemutatásával. Mivel a deusz.hu weboldal fő profilja az iratkezelés és az elektronikus ügyintézés, sorozatunk egy következő lépéseként az iratkezelő rendszerek és a postai szabályozott elektronikus szolgáltatások kapcsolatát járjuk körbe, ill. szintén ebből kiindulva a postai SZEÜSZ-ök, KEÜSZ-ök közül elsősorban a hibrid konverziós szolgáltatásra helyeztük a hangsúlyt. Cikksorozatunk utolsó részében reményeink szerint olyan hasznos tapasztalatokat és szempontokat tudunk az olvasó segítségére adni, amely a postai SZEÜSZ-ök, KEÜSZ-ök (jellemzően a hibrid konverzió) esetleges igénybevételét, bevezetését, és az ezekkel kapcsolatos döntést segítheti.

A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások és az elektronikus ügyintézés

A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások az elektronikus ügyintézést, szélesebb értelemben az elektronikus közigazgatást megvalósítani hivatott szolgáltatások összessége. A SZEÜSZ-ök felépítése azon az elven alapszik, hogy a legtöbb elektronikus közigazgatási folyamat lebontható olyan tevékenység elemekre és funkcionális lépésekre, vagy másképpen fogalmazva, felfűzhető olyan lépések láncolatára, amelyek a hatósági folyamatokat jellemzik. Ha pedig az egyes szolgáltatási elemek hasonlóak, lényegében azonos szerepet töltenek be, akkor az egyes részfolyamatokat lehet szabványosítani, illetve a szolgáltatási elemeket az adott hatóság feladatainak és igényeinek vagy az ügyintézés sajátságainak és logikájának megfelelően lehet sorrendbe állítani. A saját folyamatot fel lehet építeni ezek használatával, figyelembe véve és megfelelően kezelve az esetleges egyedi igényeket is.

A SZEÜSZ-ök logikája alapján a közigazgatási folyamatokban jelenlévő alapfunkciók jól kitapinthatóak, és a konkrét informatikai szolgáltatások csoportosíthatók: az ügyfél azonosítása, az ügyfél oldali és a hatóság oldalán történő ügyintézés biztosítása, a rendszerek és a személyek között kommunikáció és kézbesítés biztosítása, a hitelesség szolgáltatások, amelyek az irat és az aláíró érvényességét és azonosságát bizonyítják, valamint a pénzfizetés lépése tekinthető közös elemnek.

Jellemző folyamatként írható le az alábbi eseménysor: az ügyfél első lépésként azonosítja magát (Központi Azonosítási Ügynökön – KAÜ – keresztül elérhető valamelyik azonosítási szolgáltatással), belép egy ügyintézést támogató felületre (Személyre szabott ügyintézési felület – SZÜF), és elindít egy ügyet, pl. benyújt egy iratot (ehhez kommunikációs szolgáltatásként pl. űrlapszolgáltatást nyújthat a hivatal). Az elektronikus aláíráshoz az ügyfél maga, vagy majd a válaszoló hatóság elektronikus hitelesítési szolgáltatást végez (Azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés – AVDH, vagy Kormányzati hitelesítés-szolgáltatás – GovCa igénybevételével), vagyis aláírja elektronikusan a dokumentumot. Egymásnak történő kézbesítéshez tárhelyszolgáltatást használnak, vagyis az ügyfél a szerv hivatali kapujára, a hivatal a természetes személy ügyfél esetén a Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás (KÜNY) tárhelyére (korábbi nevén Ügyfélkapujára), gazdálkodó szervezetnél a Cégkapujára küldi a küldeményt. Bizonyos hatósági folyamatokban emellett az ügyfél részéről elektronikus fizetés is történhet (Elektronikus fizetési és elszámoltatási rendszer – EFER).

A zárójelben említett SZEÜSZ-ök csak példának tekinthetők, az egyes alapfunkciók szerinti csoportosítások több szolgáltatást foglalnak magukba. A szolgáltatók által nyújtott szabályozott elektronikus szolgáltatásokat és azok szabályait elsősorban az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvényben (továbbiakban: e–ügyintézési törvény) és a végrehajtási rendeletében, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletben lehet megtalálni, listaszerű összefoglalása, felsorolása az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet honlapján, valamint a szeusz.gov.hu oldalon olvasható.

Az e-ügyintézési törvény a SZEÜSZ-ök rendszerének és az elektronikus ügyintézés kiteljesítésének útján új mérföldkőként jellemezhető, ugyanis szélesebb körűvé tette az elektronikus közszolgáltatások terén azt a folyamatot, amelyet az azóta hatályon kívül helyezett Közigazgatási eljárási törvény (2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól) elektronikus ügyintézési szabályai, illetve a SZEÜSZ-ökkel kapcsolatos kormányrendeletek2 indítottak be igazán. Az e-ügyintézési törvény deklarált célja, hogy az elektronikus ügyintézés körét szélesítse, tömegessé tegye, elterjedését elősegítse, és a lakosság számára modern, hatékony és kényelmes elektronikus közszolgáltatásokat nyújtson. Az ügyfél igények és az ügyfél jogok széleskörű figyelembevétele, az ügyfelek korszerű kiszolgálása érdekében állít összetett feladatokat az elektronikus ügyintézést biztosító szervek elé, ennek megfelelően szabályozási modell szempontjából az ügyfeleknek nyújtandó szolgáltatásokat állítja a középpontjába és szabályozza.

A 2012-ben kiépíteni kezdett SZEÜSZ szolgáltatások egy köre a szolgáltatás nyújtójának szempontjából levált, elkülönült: az állam (kormány) meghatározta3 azokat a szolgáltatásokat, amelyek nyújtására csak ő maga jogosult4, ezek lettek a központi elektronikus ügyintézési szolgáltatások (KEÜSZ), a SZEÜSZ körben pedig azok maradtak, amelyeket egyéb, piaci szolgáltató is nyújthat. Ezen SZEÜSZ-ök közül is kiemelésre kerültek azok a szolgáltatások, amelyeket az állam köteles biztosítani abban az esetben is, ha piaci szolgáltató azt nem nyújtaná. Ezen döntések mögötti filozófia érthető, hiszen vannak olyan szolgáltatások, amelyek esetében az egységes és biztonságos működés olyan elvárás a közhitelesség biztosításával együtt, amely mögé állami felelősséget, működtetést és garanciát kell tenni.

Image
Image
Hirdetés

A SZEÜSZ-ök és KEÜSZ-ök stabil és elérhető biztosítása, biztonságos és megfelelő minőségének garantálása az állam elemi érdeke, hiszen a közigazgatási folyamat csak akkor tud az egyes elemekből megfelelően építkezni, ha megfelelő informatikai háttér, stabil rendszerek és megfelelő minőség társul hozzájuk, s az egyes elemek kapcsolódása így biztosított. Ennek érdekében építette ki az állam rendszerszinten azt a minőségbiztosítási jellegű garanciát, miszerint a fenti feltételek és elvárások teljesülését felügyeleti rendszer, az Elektronikus Ügyintézési Felügyelet biztosítja. A Felügyelet végzi a SZEÜSZ-ök és KEÜSZ-ök nyilvántartásba vételét, a szolgáltatások felügyeletét, és ellenőrzi a szolgáltatások megfelelő működését.

A SZEÜSZ-ök, KEÜSZ-ök és a Magyar Posta

Az előző fejezetben vázolt szolgáltatásokat több szervezet nyújtja tehát: a SZEÜSZ-ök esetében ez természetes, hisz piaci szereplők is nyújthatják, a kötelezően biztosítandó SZEÜSZ-ök és a KEÜSZ-ök esetében pedig a Kormány jelölte ki a szolgáltatást nyújtó szervezetet. A központi szolgáltatásokat kevés kivétellel a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. nyújtja, cikkünk fókuszában azonban éppen a kevés kivétel közé tartozó Magyar Posta Zrt. és az általa nyújtott szolgáltatások állnak. Az egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet 4. §. a Kormány által kötelezően biztosított szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások és a központi elektronikus ügyintézési szolgáltatások szolgáltatóit sorolja fel, ahol:

c) a biztonságos kézbesítési szolgáltatás vonatkozásában a Magyar Posta Zrt.-t, valamint a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.-t,

  1. n) a papíralapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá, valamint az elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása szolgáltatás vonatkozásában a Magyar Posta Zrt.-t,” jelöli ki a szolgáltatás nyújtójaként.

Amikor tehát „postai SZEÜSZ-ökről” beszélünk az iratkezelési mindennapokban, valójában a fenti három szolgáltatást: a biztonságos kézbesítési SZEÜSZ-t, valamint a két átalakítási, más szóval konverziós KEÜSZ-t említjük összefoglalóan. Ezek közül a közigazgatási szervek elektronikus ügyintézése szempontjából az elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása, a hibrid konverzió jelenik meg leginkább hangsúlyosan.

Ha azt vizsgáljuk, hogy hogyan illeszkednek ezek a Posta által nyújtott elektronikus szolgáltatások a SZEÜSZ-ök rendszerébe, akkor pontosan azt látjuk, hogy az egyes szolgáltatások nem önmagukban jelentősek, hanem ezek együttműködése, összekapcsolása és rendszerbe foglalása jelent új minőséget. Az e-ügyintézési tv. egyik legfontosabb hozadéka, hogy a korábbi szabályozásokhoz képest, amikor szűk körben, és főleg lehetőségként jelent meg az elektronikus ügyintézés – akkoriban még elsősorban csak kapcsolattartás -, most sokkal szélesebb kört, több ügyet és szolgáltatást kapcsol be a rendszerbe, a kötelezően elektronikus ügyintézést nyújtó és a kötelezően elektronikusan ügyintéző szervek körét is széles körben határozza meg. Ennek előnye alig vitatható: ha nagyszámú ügyfél és hivatal tudja használni, vagy kell használnia, akkor a rendszer is hatékonyabb, szélesebb szolgáltatási kört tud nyújtani, valamint a fejlesztések is finanszírozhatóbbak a „méretgazdaságosság” miatt is.

Felmerül viszont a kérdés, hogy ha az elektronikus kommunikáció jelentősen kiszélesedik a lakosság, az üzleti szféra és az államigazgatás között, mi történik abban a hagyományosnak nevezhető esetben, ha – elsősorban a lakosság részéről – papír alapon keletkezne az irat. Kapcsolódó kérdés, hogy kötelezhető-e a természetes személy ügyfél elektronikus kapcsolattartásra? Hiszen még 2018-ban is életszerűnek mondható az a helyzet, hogy az állampolgár kézzel megír egy beadványt, és azt papír alapon postára adja. Az eset fordítva is igaz: az informatikailag, szervezetileg jól felkészített hatóság az egész ügyet elektronikusan tudja intézni, de az ügyfél nem képes az elektronikus irat fogadására. Az e-ügyintézési tv. alapján az ügyfél elektronikus ügyintézése mindenekelőtt jogként5 van definiálva, és főszabályként az ügyfél nem kötelezhető6 elektronikus ügyintézésre. Mindebből következően az irat „átalakítása”, más szóval konverziója egy nagyon fontos kiegészítő szolgáltatás, amely azt az esetet kezeli, ha az egyik fél (ügyfél) nem képes az elektronikus irat kezelésére. Első ránézésre mondhatnánk, hogy egy ilyen szolgáltatás a papír alapú változat tovább élését segíti a digitális világban, de valójában a fordítottja az igaz: a folyamat egy jelentős részében akkor is lehetővé teszi az elektronikus megoldások alkalmazását, amikor a papír még elengedhetetlen egy adott ponton. A konverziós szolgáltatások tehát egyszerre segítik az elektronikus ügyintézés kiteljesítését, és elsősorban a lakosság kényelmes kiszolgálását azokban az esetekben, ahol még szükséges a papír alapú irat használata.

A postai SZEÜSZ/KEÜSZ-ök funkcióját az e-ügyintézési tv. maga – alfejezet címeként – úgy határozza meg, hogy „átjárás a papír alapú és az elektronikus ügyintézés között”. Ezekben az esetekben lényegét tekintve hiteles másolat készítése történik: amikor az eredeti irat elektronikus, akkor hiteles papír alapú másolat jön létre, amikor a papír az eredeti, hiteles elektronikus másolat készül a konverzió eredményeként. A hibrid konverziós szolgáltatás (elektronikus iratból hiteles papír másolat) látszólag „papírgyártás”, ugyanis egy közigazgatási szerv aspektusából azt jelenti, hogy az elektronikusan létrehozott eredeti dokumentumot a hiteles, elektronikus formában – okkal, vagyis azért, mert szükséges7 – átadja a Postának, ahol elvégzik a nyomtatást, záradékolást, borítékolást, tértivevény készítést. A postai KEÜSZ-ök azonban valójában „rendszertani” értelemben elsősorban hitelesítési szolgáltatásokként foghatók fel.

Külön kiemelendő a hiteles másolat bizonyító erejének a kérdése. A törvény 12. § (3) alapján „A dokumentum bizonyító ereje megegyezik az eredeti elektronikus dokumentum bizonyító erejével, ha az elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása, valamint elektronikus iratról hiteles, más formátumú elektronikus másolat készítésére irányuló központi elektronikus ügyintézési szolgáltatás szabályai szerinti készítették.”

Következő cikkünkben a Magyar Posta által biztosított SZEÜSZ és KEÜSZ szolgáltatásokat mutatjuk be részletesen. Szó lesz többek között a hibrid és az inverz hibrid konverzióról, a Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatásról, valamint körbe járjuk a hitelesség kérdését is, azaz hogyan biztosítja a hibrid szolgáltatás az előállított papír alapú másolat hitelességét és miként ellenőrizheti a címzett, hogy valóban egy hiteles szolgáltatótól származó másolatot tart a kezében.

 

Dr. Tafferner Tamás, Oktatási Hivatal

Váradi András, Magyar Posta, senior projektmenedzser

1 A szabályozott és a központi elektronikus ügyintézési szolgáltatások (SZEÜSZ-ök és KEÜSZ-ök) ahogy a cikkben később kitérünk rá – korábban egységesen szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásként léteztek, a 2015. évi CCXXII. E-ügyintézési törvény bontotta ketté, megkülönböztetve azokat a szolgáltatásokat, amiket kizárólag az állam nyújthat. A cikk további részében az olvashatóság érdekében alapvetően SZEÜSZ-ként hivatkozunk a szabályozott elektronikus szolgáltatásokra, amit széles, összefoglaló néven használunk, így a KEÜSZ-öket is beleértjük, mint a szabályozott elektronikus szolgáltatások egy típusát. Csak abban az esetben jelöljük külön a központi szolgáltatásokat (KEÜSZ), ahol ennek kifejezetten jelentősége van.

283/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról

84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet az egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről

85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól 

3 e-ügyintézési tv. 38. §.

4  A 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló jogszabályban kijelölt szervezeteken keresztül

5 e-ügyintézési tv. 3. § (1) Magyarországon az ügyfelet megilleti a jog, hogy az elektronikus ügyintézést biztosító szerv előtti ügyét – az e törvényben meghatározott módon – elektronikusan intézze.

6 e-ügyintézési tv. 9. § (3) Természetes személy csak törvényben kötelezhető elektronikus ügyintézésre. valamint:

5.§ (1) Az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos jogszabály nem tartalmazhat olyan követelményt, amely valamely meghatározott műszaki megvalósítás vagy megoldás alkalmazását teszi az ügyfél számára kötelezővé, kivéve a kormányzati célú hálózatokról szóló kormányrendeletben meghatározott kormányzati célú hírközlési szolgáltatást, valamint az állam által ingyenesen biztosított infokommunikációs szolgáltatások igénybevételét

712. § (1) Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv elektronikus ügyintézése során szükség szerint a) a papír alapon beérkező iratról hiteles elektronikus másolatot készít vagy készíttet, b) az elektronikus úton kiadmányozott döntésről hiteles papír alapú másolatot készít vagy azt hiteles papír alapú irattá alakíttatja

Kérdezzen iratkezelési szakértőnktől!

Kérdezzen iratkezelési szakértőnktől!

Regisztrált felhasználóink számára ingyenes szolgáltatás
Kérdésem van

Kapcsolódó cikkek

Tanúsitottiratkezelés
A deusz.hu Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület honlapja. Célja, hogy felületet adjon a szervezet működési területéhez tartozó ismeretek átadására, szakmai kapcsolatok létesítésére.
© 2021 Dokumentumkezelési és Elektronikus Ügyintézési Szakmai Egyesület (DEÜSZ). All Rights Reserved. OneOnline