A szakértőnk válasza:

A könyvtárakra vonatkozóan semmilyen egyedi szabályozás nincs érvényben és ilyen szabályozás nem is várható, mivel szükségtelen. Azon szabályokat azonban az iratkezelés során, melyeket a közfeladatot ellátó szervezetekre vonatkozóan kötelezővé tettek, a könyvtáraknak is be kell tartani. A könyvtárak, úgymint az állami és önkormányzati hivatalok, iskolák, egészségügyi intézmények, közmű szolgáltató cégek stb., mint közfeladatot ellátó szervezetek, a 335/2005. Korm. r. alapján kötelesek önmaguk számára egyedi iratkezelési szabályzatot és irattári tervet készíteni. Ez a szabályzat és irattári terv „mondja meg”, hogy hogyan kell iratkezelést végezniük.

A könyvtárak esetében – ellentétben pl. az önkormányzatokkal, illetve az alap- és középfokú oktatási intézményekkel – minta iratkezelési szabályzat és minta irattári terv nem áll rendelkezésre, így az egyedi szabályzatot a 335/2005. Korm. rendeletben foglaltak alapján kell elkészíteni. Az itt példaként említett szervezetekre létrehozott minták nem alkalmazhatók más közfeladatot ellátó szervezet, így a könyvtárak vonatkozásában sem, különös tekintettel az irattári tervre!

Az elkészítendő szabályzat alapján lehet csak iktatniuk. A szabályzatot akkor léptethetik életbe, ha a területileg illetékes levéltár ahhoz hozzájárult. Területileg illetékes levéltár: Budapesten Budapest Főváros Levéltára, vidéken a Nemzeti Levéltárnak az adott megyében működő tagintézménye, a korábbi önálló megyei levéltár. Az Országos Széchenyi Könyvtár és a szaklevéltárak szabályzatának ügyeiben a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára az illetékes. Egyetemi levéltár esetében az egyetem levéltára, ha az nincs, akkor a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára az illetékes.

Az iktatás – a fenti jogszabály alapján – csak főszámos-alszámos iktatás lehet, melyet vezethetnek papír alapon vagy elektronikusan.

Papír alapú iktatás esetén a nyomtatványboltban kell vásárolni főszámos-alszámos iktatásra alkalmas iktatókönyvet, illetve a mutatókönyv elkészítéséhez bármely írószer boltban vonalas, regiszteres füzetet. Az iktató- és a mutatókönyveket az intézményvezetőnek azok megnyitásakor aláírásával, dátummal és bélyegzővel ellátva kell hitelesíteni. A kötetek teltekor, vagy év végén, az iktató- és mutatókönyveket a megnyitáskor használt módon le kell zárni.

Elektronikus iktatás esetén csak tanúsított iratkezelő szoftvert használhatnak. A szoftver használata nem váltja ki a kötelező szabályzat és irattári terv készítést! A szoftverbe csak az az irattári terv tölthető be, amit a szabályzat kötelező mellékleteként a levéltár jóváhagyott. Az irattári tervben szereplő irattári tételszámok alkalmazása nélkül az iktatás nem felel meg a már hivatkozott jogszabály által előírt iratkezelési követelményeknek.

Csóti Csaba
iratkezelési szakértő