Éven túli iktatás, érkeztetés
A Korm. rendelet 41. § (4) bekezdése alapján a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy iktatószámon lehet nyilvántartani azzal, hogy az egy iktatószámon nyilvántartható ügyek körét az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni. Ezekre az ügyekre külön iktatókönyv szolgál. A Korm. rendelet 43. § (1) bekezdése alapján az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni.
Ezt az iktatókönyvet azonban nem lehet és nem is célszerű az év végével lezárni, hanem akkor, ha ebbe az ügycsoportba tartozó irat már feltehetően nem érkezik több. Jól gondolom-e ezt? Ha év végén le kell zárni az iktatókönyvet, akkor a következő évben hogyan kapja meg ugyanazt a főszámot egy adott irat? (Hiszen az iktatószámokat folyamatos sorrendben kell képezni.) Ha nem kell év végén lezárni az iktatókönyvet, hanem csak egy későbbi időpontban, akkor a további kérdés, hogy ha – amint elképzelhető – esetleg az iktatókönyv lezárását követően érkezik az adott ügycsoporthoz tartozó újabb irat, akkor meg lehet-e nyitni a már lezárt iktatókönyvet?
Olvasónk kérdése: “A Korm. rendelet 34. § (4) bekezdése alapján nem kell érkeztetni abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szerv a beérkező küldeményt a beérkezés időpontjával egyidejűleg beiktatja. Jól értem-e, hogy ezt azt jelenti, hogy az iktató szoftvernek nem kell az iktatással egyidejűleg egy érkeztetési azonosítót is képeznie? Az ügyintézőnek kell arra figyelnie, hogy, ha nem tud megtörténni a beérkezéskor az iktatás, akkor érkeztesse az iratot. Ha azonban az ügyintéző az iktatás mellett dönt, akkor tehát a szoftver nem végzi el a háttérben az érkeztetést az iktatás során felvett adatok átmásolásával.”
A szakértőnk válasza:
Éven túli iktatás problémája
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 41. § (1) bekezdése szerint az „egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos vagy folyamatos vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott rendszerben kell kiadni és nyilvántartani”. Az R. 41. § (4) bekezdése utaló szabályt tartalmaz a 41. § (2) bekezdésére. Az R. 41. § (2) bekezdésének rendelkezése kimondja, hogy az iktatószám főszámra/alszámra bontható, amely alkalmazása esetén az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy iktatószámon kell nyilvántartani. Az R. 41. § (4) bekezdése e főszabály alól ad felmentést azon esetekben, amikor a közfeladatot ellátó szerv az iratkezelési szabályzatában rögzíti ezen nyilvántartással kezelhető ügyek körét. A kivételi körbe tartozó ügykörök meghatározására a közfeladatot ellátó szerv sajátosságai alapján kerülhet sor, a szervezet vezetőjének felelősségi körébe tartozóan.
Az R. 43. § (1) bekezdése szerinti főszabálytól – „Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni.” – eltérni nem lehet. Év végén lezárt iktatókönyv újranyitására nincs lehetőség.
Megoldás az éven túli iktatásra
Fenti rendelkezések betartása mellett a probléma – az ún. éven túli iktatás – kezelésére az alábbi ügyviteli megoldás javasolt:
- Azon ügyeket, amelyek elintézésére, lezárására az iktatókönyvek zárásáig nem kerül sor, át kell forgatni nyitott ügyként a következő évre megnyitott iktatókönyvbe, új iktatószámmal.
- Az iktatókönyvek lezárását követően keletkezett bejövő/kimenő iratokat az iktatási rendnek megfelelően az átforgatott ügy új iktatószámához tartozóan kell beiktatni.
- Az átforgatásra kerülő ügyet (korábbi iktatószámot) csatolni kell az új ügyhöz, az új iktatószámhoz, amely ezt követően, mint előzmény fog az ügyviteli folyamatban megjelenni.
Éven túli érkeztetés
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) értelmező rendelkezési alapján kerülhet sor a kérdés megválaszolására. Az R. 2. § 17. pontja alapján érkeztetésnek a beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele minősül, míg iktatásnak az R. 2. § 18. pontja szerint az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével vagy az érkeztetéssel egy időben vagy az érkeztetést, keletkezést követően.
Fenti értelmező rendelkezések alapján rögzíthető, hogy az irat szervezethez történő beérkezését követő első ügyviteli lépés az érkeztetés, melyet az iktatás követ. Az érkeztetési azonosító képzése kötelező, ahogy iktatás esetén az iktatószám képzése is. Az R. 34. § (4) bekezdése szerinti rendelkezés a két iratkezelési művelet egyidejű elvégzésének lehetőségét teremti meg, az automatizmusok beiktatása és a gyorsabb ügyvitel érdekében. Az iktató szoftver az érkeztetéssel egyidejűleg elvégzett iktatással együtt az iktatószám mellett az érkeztető számot is képzi és az irathoz rendeli. Az érkeztető szám az ékeztető könyvben is megjelenik, és önálló alapadata az iratról készült érkeztetési nyilvántartásnak.
dr. Bodó Attila Pál
Emberi Erőforrások Minisztériuma, főosztályvezető
