A szakértőnk válasza:

Az alapítványok esetében – épp úgy, mint bármely gazdálkodó szervez esetében – a megszüntetést követően, a megszűntetés során végelszámolót vagy felszámolót jelöltek ki vagy az alapítvány utolsó vezetője felel a megszüntetés feladatainak ellátásáért, így az iratanyag szabályszerű megőrzéséért és kezeléséért is.

A közhasznú státusz önmagában nem teszi különössé az alapítvány iratainak kezelését, mivel nem a státusz és/vagy a tulajdonosi forma a meghatározó az iratok kezelése során, hanem az, hogy az iratanyag keletkeztetője közfeladatot látott-e el vagy sem?

Amennyiben ugyanis közfeladatot ellátó szervezetről van szó, abban az esetben az iratok kezelésével kapcsolatban közlevéltári illetékesség áll fenn.

Amennyiben a nevezett közhasznú alapítvány nem látott el közfeladatot, abban az esetben a felszámolási/végelszámolási eljárás lezárulta után kizárólag arra kell gondot fordítani, hogy az alapítvány alapdokumentumai az alapítványt érintő esetleges perelhetőségi határidő (3 hónap – 5 év) végéig, az alapítvány egykori tulajdonosai és/vagy vezetői érdekében rendelkezésre álljanak. Megőrzési „kötelezettség” azonban nem áll fenn, az önérdek szempontjából célszerű megőrizni ezen iratanyagot.

A közhasznú alapítvány, mint minden gazdálkodó szervezet, esetében is hatályos még a 2000. évi C. tv. a számvitelről 169. § (1) – (2) paragrafusa, mely alapján a pénzügyi beszámolókat és a számviteli bizonylatokat a keletkezésüktől számított 8 évig köteles a gazdálkodó szervezet megőrizni. Ez a kötelezettség abban az esetben is fennáll, ha a fel- vagy végelszámolás során a NAV bevizsgálta a gazdálkodáshoz kötődő iratanyagot.

A közfeladat ellátásának fogalmát a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről rendelkező 1995. évi LXVI. törvény 3. § b. pontja fogalmazza meg. E szerint „közfeladatot ellátó szerv az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy.”

A fenti rendelkezésből az következik, hogy amennyiben a nevezett közhasznú alapítvány olyan feladatokat látott el, amit egy önkormányzat az általa alkotott önkormányzati rendeletében önkormányzati feladattá nyilvánított, akkor a közhasznú alapítvány közfeladatot ellátó szervnek minősül.

Ebben az esetben pedig vonatkoznak rá az iratok egy részének levéltári átadási kötelezettségei, illetve az a kötelezettség, hogy a megszűnés során vagy azt követően meg kell keresniük a területileg illetékes közlevéltárat. (Budapest Főváros Levéltára vagy – a fővároson kívül – a Magyar Nemzeti Levéltár területileg illetékes levéltára.)

A levéltári iratellenőrzésről és az iratanyag egy részének esetleges levéltári átadásának szükségességéről a területileg illetékes levéltár munkatársai tájékoztatják a megszűnő közhasznú alapítvány iratanyagának kezelőit.

Csóti Csaba
iratkezelési szakértő